20 abril, 2018

Sí a las reuniones, pero sin abuso

Por excelencia son un recurso para gestionar todo el acontecer de la empresa, pero si se abusa de él o se emplea de forma inadecuada se puede caer en la “reunionitis”, un síndrome que afecta la productividad y fluidez en las compañías.

¿Cuántas veces ha tenido que participar en una reunión larga y tediosa por un tema que se pudo solucionar mediante un simple correo electrónico o llamada telefónica? ¿A cuántas reuniones ha ido en las que su participación era completamente innecesaria? ¿Muchas, verdad?

El síndrome de la “reunionitis”, mal que afecta la productividad del personal, que hace perder tiempo valioso y que interrumpe la fluidez de la empresa, causa daños irreparables en el buen desempeño de los colaboradores y en las finanzas empresariales.

Las reuniones son buenas, necesarias e incluso indispensables porque son un mecanismo de coordinación fundamental entre los diferentes niveles de una empresa, pero constituyen un instrumento se debe que saber usar y aprovechar.

Roberto Rabouin, especialista en marketing estratégico, profesor de ADEN International Business School, considera que los seres humanos necesitan interactuar. “La superioridad de la interacción es clara, promueve energías positivas, facilita la innovación y promueve la confianza entre las personas, elementos imprescindibles para el buen funcionamiento organizacional”, afirma Rabouin.

Herramientas tecnológicas como grupos de WhatsApp y Skype permiten a varias personas estar conectadas virtualmente de forma permanente, lo que agiliza la gestión.

“Una reunión es necesaria toda vez que necesitemos coordinar actividades entre personas o áreas, cuando procuremos soluciones creativas y efectivas a problemas que atraviesa la organización, toda vez que necesitemos comunicar temas complejos, que involucren repreguntas y aclaraciones y cuando necesitemos involucrar a la gente, generando compromiso real y efectivo”, explica.

Dahiana Arias, gerente de país de ManpowerGroup Costa Rica, comenta que, en ocasiones y dependiendo de los flujos y líneas de trabajo, existe la necesidad de reuniones diarias para garantizar calidad. Sin embargo, hay que ajustar la metodología de estas a formatos cortos y prácticos que permitan mantener la eficiencia y eficacia de la operación de la empresa.

Para Arias, cada mando superior debe priorizar los temas para así definir si es o no necesaria una reunión y considera que, por ejemplo, temas de seguimiento de tareas pueden realizarse por otros medios, mientras que los relacionados con los objetivos de la compañía sí requieren de una reunión presencial.