El uso de un enfoque estructurado al comunicarse puede ayudarle a priorizar lo que necesita transmitir.
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La comunicación efectiva nunca ha sido más crítica en nuestro mundo en rápida evolución, donde cada conversación, negociación, reunión o presentación podría afectar nuestro éxito personal y profesional. Es mucho más probable que alcancemos nuestros objetivos de comunicación si empaquetamos nuestros mensajes de una manera clara, concisa y lógica.
A continuación, se presenta una estructura de tres preguntas que creo que sirve como una herramienta indispensable para varios escenarios, desde interacciones improvisadas hasta presentaciones empresariales cruciales, pero primero comencemos por por qué tener un enfoque estructurado es tan útil.
El valor de la estructura en la comunicación
Una estructura proporciona una hoja de ruta, una conexión lógica de ideas que guía tanto al comunicador como al oyente. Piensa en ello como una historia cuidadosamente elaborada o como una receta bien diseñada. Y los beneficios de usar uno son muchos:
- Claridad: Una estructura elimina la ambigüedad, asegurando que su mensaje sea directo y fácil de entender y seguir.
- Retención: Es más probable que las ideas presentadas de manera estructurada sean recordadas, lo que hace que su comunicación sea más impactante. En realidad, nuestros cerebros están diseñados para codificar y recordar información estructurada.
- Persuasión: Una estructura lógica construye su caso punto por punto, facilitando la persuasión guiando a su audiencia a través de un argumento razonado.
- Eficiencia: la estructura ahorra tiempo y energía mental, simplificando ideas complejas en puntos digeribles y procesables.
- Reducción de la ansiedad: Tener una estructura predefinida puede disminuir significativamente la ansiedad de la comunicación, ya que ya sabe cómo transmitir lo que necesita decir y es menos probable que olvide su contenido.
El Marco «Qué, Entonces qué, Ahora qué»
Al igual que la navaja suiza, conocida por su versatilidad y fiabilidad, esta estructura es flexible y se puede utilizar en muchas situaciones de comunicación diferentes. La estructura se compone de tres preguntas sencillas:
- Qué: Describir y definir los hechos, la situación, el producto, la posición, etc.
- Entonces, ¿qué? Discuta las implicaciones o la importancia para la audiencia. En otras palabras, la relevancia para ellos.
- Ahora qué: Esbore la llamada a la acción o los próximos pasos, como responder preguntas o organizar una próxima reunión.
Esta estructura ayuda a organizar sus pensamientos, y también sirve como guía para su audiencia, haciendo que la información sea más fácil de seguir y actuar en consecuencia.
El marco en acción
¿Cómo se ve esta estructura en la práctica? Aquí hay tres ejemplos:
1. Presentaciones
Las presentaciones a menudo pueden divagar y confundir. El uso de esta estructura puede ayudarte a ser claro y establecer expectativas para lo que está por venir.
Cuando presentas a alguien:
- Qué: Me siento honrado de presentar al Dr. Clark, que está aquí para discutir sus ideas sobre la teoría del apego.
- Entonces, ¿qué? Su trabajo ha cambiado la forma en que muchas personas toman decisiones diarias. Estoy seguro de que pensarás de manera diferente cuando te vayas de aquí esta noche.
- Ahora qué: Sin más preámbulos, únete a mí para dar la bienvenida al Dr. Clark.
Cuando estás introduciendo algo:
- Qué: Estoy emocionado de presentar la última versión de nuestro producto. En esta versión hemos añadido muchas mejoras de usabilidad y hemos mejorado nuestra velocidad.
- Entonces, ¿qué? Ahora nuestros clientes pueden completar más fácilmente sus tareas y ahorrar tiempo y dinero.
- Ahora qué: Cuando salga de esta sesión de conferencia, instálela hoy mismo.
2. Respondiendo a una pregunta
Las preguntas son una gran oportunidad para usar esta estructura. Por ejemplo, imagine una entrevista de trabajo en la que le pregunten: «¿Por qué estás calificado para este trabajo?»
- Qué: Tengo más de 12 años de experiencia en el trabajo orientado al cliente, abordando desafíos como la migración a nuevos sistemas y la implementación de nuevos procesos.
- Entonces, ¿qué? Estas experiencias anteriores me ayudarán a proporcionar a sus clientes resultados de alta calidad, a la vez que le ayudarán a agilizar su proceso de implementación.
- Ahora qué: Me alegra que discuta mis calificaciones con algunos de mis antiguos clientes.
3. Dando comentarios
A menudo entreno a clientes que necesitan proporcionar comentarios constructivos para usar esta estructura. Por ejemplo, usted tiene un colega que eludió completar su informe a tiempo.
- Qué: Me he dado cuenta de que su informe se presentó fuera del plazo acordado.
- Entonces, ¿qué? Esto nos pone en desventaja por practicar nuestro lanzamiento y podría poner en peligro nuestra reunión con el cliente.
- Ahora qué: Necesito que completeseste informe mañana por la mañana. Por favor, hágame saber qué puedo hacer para ayudarle.
En conclusión, dominar la comunicación estructurada le ayuda a elaborar sus mensajes y priorizar lo que pretende comunicar, a la vez que ayuda a su audiencia a digerir su información y recordarla. Al usar «What, So What, Now What», puede navegar por varias situaciones de comunicación, asegurándose de que su mensaje se escuche, se internalice y se actúe.
Fuente: Harvard Business Review
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