1 noviembre, 2018

5 apps para administrar su negocio sin papeles

Redaccion septiembre 2, 2014

Ahora muchas de la tareas manuales – que implicaban consumo de papel – están siendo reemplazadas por aplicaciones en la nube

La Asociación para el Manejo de la Información y las Imágenes – AIIM, afirma que el papel ocupa en promedio 15% del espacio en las oficinas, y de acuerdo a World Count, el 50% de la basura de las oficinas es papel, por lo que es urgente un cambio en la dinámica de trabajo para reducir el consumo de papel de manera significativa.

Con la transformación digital de las empresas la reducción del uso de papel es una realidad. Ahora muchas de la tareas manuales – que implicaban consumo de papel – están siendo reemplazadas por aplicaciones en la nube.

Aquí las recomendaciones de las mejores que le encaminarán a un estilo de vida sin papeles:

Google Docs: Crear documentos similares a Word o Excel para descargarlos y adjuntarlos en un email, o imprimirlos y compartirlos con el equipo de trabajo generaba desorden, pérdida de tiempo y consumo innecesario de papel; ahora con herramientas como Google Docs es posible almacenar y editar documentos en línea, con funciones para compartir, comentar y trabajar en tiempo real con su equipo; además, los cambios se guardan de manera automática para no preocuparse por tener la última versión del trabajo realizado.

Alegra.com: Es el sistema en la nube y app móvil favorita de los emprendedores, ya que facilita las tareas administrativas y contables de una empresa sin necesidad de tener conocimientos de contabilidad. Con Alegra.com se puede llevar un control de ingresos y gastos, cotizaciones, inventario, emitir facturas, acceder a reportes automáticos para conocer la situación del negocio y tomar decisiones, además, se puede integrar con miles de aplicaciones para automatizar otras tareas y aumentar la productividad de su empresa. Así, los archivadores con hojas de cálculo e información financiera ya no ocuparán más espacio en su oficina y podrá mantener su negocio organizado, controlado desde cualquier lugar y de forma segura.

Evernote: Tomar notas a mano y en papel ya es cosa del pasado desde que existe Evernote, la app para guardar notas de texto, audio o imágenes, que se sincroniza con todos los dispositivos que tenga e incluso sin estar conectado a internet. Este “blog de notas digital”, además de eliminar el uso del papel para tomar apuntes, facilita la vida a los olvidadizos y en el caso de las empresas ayuda a organizar ideas, tareas y proyectos, a la vez que permite trabajar de manera colaborativa con su equipo de trabajo.

Google calendar: Incluso cuando se tomaba nota de las reuniones en las clásicas agendas de papel había posibilidades de olvidarse, pero con Google Calendar y su función para planificar reuniones agregando recordatorios por email o notificaciones en el celular, es imposible olvidar una cita e innecesario el uso de las agendas con 365 páginas para cada día del año.

Trello: Es la plataforma que posibilita la organización de ideas y actividades en un tablero digital, desde el cual puedes trabajar junto a tu equipo de manera sincronizada y con la versatilidad de un sistema en la nube que actualiza la información en tiempo real. Con Trello, las anotaciones en pizarras y los post-it pegados por doquier ya no ocuparán lugar en su mesa de trabajo.

Tomando en cuenta que el 93% del papel proviene de los árboles y que su uso implica un gasto significativo para un negocio, podemos fácilmente concluir que es tiempo de abrazar la tecnología y elegir la independencia del papel como estilo de vida.

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