5 noviembre, 2015

10 formas de mantener su información segura

Redaccion septiembre 2, 2014

Cada año, incalculables cantidades de información confidencial pasan a través de sus impresoras y dispositivos multifuncionales (MFP) conectados en red. Por ello se hace imprescindible que estas terminales mantengan los estándares de seguridad que se necesitan y que cumplan con las normativas que cada una de las empresas ha estipulado.

“Aunque servicios como los de Impresión Gestionados (MPS) de Xerox pueden ayudar a reducir las brechas de información, es importante asegurar de que cada información que pase por estos equipos cuenten con la seguridad necesaria que se deriva de buenas prácticas”, comentó Christian Sánchez, gerente general de PBS Costa Rica.

De acuerdo con la encuesta del Estado Global de la Seguridad de la Información realizada por PWC, en el 2015 se dio un aumento de 38% en los incidentes de seguridad con respecto al año anterior, siendo los empleados la principal fuente de compromiso de la información.

Es por esto que Xerox brinda algunos consejos para mejorar la seguridad de las organizaciones:

1.Programa de revisión de seguridad y comunicaciones: La empresa debe cerciorarse que su proveedor de MPS ofrezca un programa activo para la revisión de la seguridad. Esto significa que vigilan la presencia de nuevas vulnerabilidades en los dispositivos, al igual que los desarrolladores de software de sistemas operativos detectan y se enfocan en los nuevos virus que atacan el software.

2. Eliminación del disco duro: Se deben contar con opciones para eliminar el disco duro antes de que un sistema se elimine o sea entregado después de un contrato de arrendamiento.

3. Separación del fax y la red: Las conexiones de fax sin protección crean una puerta trasera potencialmente abierta en su red. ¿Existe una completa separación entre las conexiones de la línea de teléfono y las de fax de su red?

4. Sobrescritura de imágenes: Los proveedores como Xerox ofrecen una capacidad de sobreescritura de imagen como opción gratis y altamente configurable en la mayoría de los sistemas. Esto significa que el dispositivo, tanto electrónicamente como de forma segura, «tritura» la información almacenada en su disco duro como parte del procesamiento de las tareas de rutina.

5. Cifrado de datos: Al moverse los datos dentro y fuera de los dispositivos multifuncionales, se debe contar con un movimiento seguro de cifrado avanzado tanto en el trayecto como en el disco duro.

6. Autenticación y autorización de la red: La autenticación de la red les permite a los administradores limitar el acceso a ciertos usuarios, es importante que ellos tengan este control y puedan seguir la pista de estas sesiones.

7. Acceso seguro con un sistema de identificación unificado: El acceso del usuario para escanear, enviar correo electrónico y fax puede restringirse mediante la verificación de nombres de usuario y contraseñas en los directorios de la red antes de permitir estas funciones.

8. Impresión segura: Debe existir una forma de que los trabajos almacenados se queden de forma segura en el dispositivo hasta que el propietario del documento los libere mediante la introducción de un PIN, inicie sesión en el dispositivo o deslice una tarjeta de identificación para liberarlos. Esta capacidad controla la visualización no autorizada de los documentos enviados a las impresoras y reduce la posibilidad de pérdida de datos o incumplimiento.

9. Movilidad segura del documento: Mantener la información segura para los trabajadores remotos o móviles puede ser complicado. Las asignaciones de puertos deben ser aleatorias y se deben cerrar cuando se termina la sesión. Esto evita tener siempre un puerto abierto estático –y riesgoso– en el dispositivo.

10. Software de seguridad MPS: Se debe valorar si el socio de negocio en MPS cuenta con herramientas de software para enviar y recibir información de los dispositivos usando un protocolo seguro, si la oficina del proveedor de MPS está certificada por la norma ISO 27001 como un lugar seguro entre otros.

Los requisitos para mantener seguros los dispositivos terminales pueden ser abrumadores, y el paisaje cambia constantemente. Es por eso que tiene sentido recurrir a su socio de negocio de servicios de impresión gestionados para obtener ayuda. Los mejores proveedores están al tanto de la seguridad de la información y mejoran constantemente sus estrategias y recursos para mantener segura la información de sus documentos.

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