Mantener gigabytes o terabytes inservibles encarece las copias de seguridad, dificulta la localización de archivos y expone a las organizaciones a guardar información personal sensible sin justificación legal.
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En el entorno corporativo, acumular información se ha convertido en una práctica habitual. Sin embargo, la acumulación masiva de datos inútiles (conocidos como Dark Data o datos oscuros) es un problema de espacio de almacenamiento y falta de criterio organizativo. Registros antiguos, versiones repetidas, copias de seguridad de otras copias y carpetas mal etiquetadas llenan los servidores de las organizaciones bajo la premisa del «por si acaso», informa RRHHDigital.
Así lo analiza Raúl Reyero Díez, coordinador del Máster Universitario en Big Data y Ciencia de Datos y profesor del Máster Universitario en Inteligencia Artificial de la Universidad Internacional de Valencia (VIU), perteneciente a la red de educación superior Planeta Formación y Universidades. El experto advierte que este «síndrome de Diógenes digital» empresarial genera costes invisibles, problemas de rendimiento, vulnerabilidades de seguridad y un impacto ambiental evitable.
“Los Dark Data son datos que la empresa tiene almacenados, pero que no utiliza o cuyo valor desconoce. Algunos podrían resultar muy útiles si estuvieran bien clasificados; otros son redundantes, obsoletos o triviales (datos ROT), y ahí es donde está el mayor margen de mejora”, explica el docente de VIU. Aunque señala la prudencia necesaria ante cifras universales, recuerda que estudios del sector como los de Veritas estiman que alrededor del 85% de la información almacenada en las empresas pertenece a estas categorías oscuras o inservibles.
El coste invisible: de la factura del servidor a la pérdida de tiempo
Reyero reflexiona sobre el cambio de paradigma experimentado en las últimas décadas. Si hace treinta años el almacenamiento era caro y obligaba a optimizar cada megabyte en cintas de seguridad, hoy almacenar es tan accesible que muchas organizaciones han dejado de preguntarse si realmente merece la pena conservar la información.
Esa falta de gestión genera un impacto económico directo. “Un archivo no ocupa solo un hueco en un disco. También entra en las copias de seguridad, se replica, se protege frente a ataques y se migra cuando cambia la infraestructura”, señala el profesor de VIU. A este gasto de infraestructura se suma el coste del tiempo: buscar un documento en servidores saturados equivale a buscar una aguja en un pajar. Además, desde el punto de vista de la ciberseguridad, mantener información antigua incrementa el riesgo de conservar datos personales que ya no deberían almacenarse
Impacto ambiental de «la nube»: consumo físico y emisiones
Existe la creencia popular de que «la nube» es una estructura etérea y limpia, pero el experto recuerda la realidad física que hay detrás: edificios llenos de servidores, redes y sistemas de refrigeración que consumen agua, electricidad y recursos materiales continuos.
“Cuando guardamos una foto o enviamos un correo, da la sensación de que desaparece en un lugar abstracto, pero no es así. Por eso, limpiar los datos también tiene una dimensión ambiental”, afirma Reyero. Reducir la información innecesaria disminuye las transferencias, las copias de seguridad y el almacenamiento activo. Aunque borrar un 20% de los archivos no reduce automáticamente un 20% las emisiones, aplicar este criterio de forma sistemática en una organización durante años marca una diferencia notable en la huella de carbono
Ciencia de datos y «borrado inteligente»: algoritmos con supervisión humana
Frente a la idea engañosa de que una Inteligencia Artificial decide por su cuenta qué archivos eliminar, Reyero aclara que el borrado inteligente funciona mediante la automatización de reglas previamente fijadas por la propia empresa.
“El algoritmo no inventa las reglas; las aplica de forma consistente y a una escala que ninguna persona podría asumir revisando carpetas una por una”, aclara el docente de VIU. El modelo evalúa variables como la antigüedad del archivo, si está duplicado, si está vinculado a un proyecto activo o si existe una obligación legal de conservarlo. Esta automatización es también una herramienta clave para el cumplimiento ético y efectivo del «derecho al olvido» exigido por el RGPD, localizando información fragmentada en hojas de cálculo, entornos de prueba o copias olvidadas.
Además, el experto destaca que para visibilizar este desorden es fundamental contar con arquitecturas de visualización de datos.
Fuente: RRHHDigital
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