6 octubre, 2022

Conozca los síntomas que demuestran que una empresa necesita implementar Business Process Management

Redaccion septiembre 2, 2014

Prevenga fugas de dinero y tiempo con la correcta tecnología.

Business Process Management o BPM como se le conoce por sus siglas, es una forma de trabajo que utilizan las empresas modernas sin importar su volumen. Su principal característica es que permite controlar y medir los procesos de trabajo en cualquier actividad para hacerlos lo más eficientes posible, financieramente rentables y capaces de generar datos para mejorar, analizar y evolucionar constantemente.

Muchas compañías aún no tienen un BPM o tienen implementada una solución que no les genera el valor esperado, o no está diseñado a la medida de sus necesidades. Esto propicia que en la empresa empiezan a verse errores de bulto, problemas de tiempo y diversos síntomas, que pueden generar una crisis financiera y operativa.

Según nos explica Juan David Rothe Quesada, CIO (Chief Innovation Officer) de Four Consulting Group, cuando estos síntomas se presentan, es urgente una evaluación para que no escale a más de los siguientes aspectos:

Retrabajo: las tareas en general pasan más de una vez ya sea por la misma persona o departamento, la gente hace dos o hasta más veces el mismo protocolo pues el proceso no está correctamente estructurado.

Aumento en los gastos operativos: Producir empieza a hacerse cada vez más caro, y no se puede entender o medir dónde se encuentra el fallo, pues no hay datos para tomar decisiones.

Aumento en los tiempos de respuesta: Cada vez se tarda más en dar un servicio, asignar una tarea o generar un producto, y no se tiene claro la traba o su solución.

Tecnología o sistemas variados: Muchas veces se ha ido adquiriendo tecnologías en períodos distintos, por lo que estas no se “hablan” entre ellos y no hay forma de que sea colaborativo, lo cual ralentiza el proceso y hace imposible el análisis.

Ante esta situación, Rothe Quesada explica que se debe realizar un análisis de forma urgente (un Assessment). “Es imprescindible que una empresa especializada como Four Consulting Group, realice un diagnóstico de la situación actúa, se requiere experiencia en materia de automatización de procesos y BPM, así como habilidades técnicas para descubrir y entender qué pasa en la empresa y dónde exactamente se encuentran los nudos que entorpecen los procesos. Una vez realizado ese diagnóstico, que tardará semanas o meses dependiendo del tamaño de la empresa, se pueden esclarecer las causas y establecer una ruta correcta para implementar un BPM adecuado para cada empresa”.

La falta de BPM hace que en la empresa empiece a verse errores de bulto, problemas de tiempo y diversos síntomas.

Para el experto, el análisis especializado del negocio es lo que determinará el éxito del BPM, pues así se podrá crear un traje a la medida, que dará una solución que se apegue a las particularidades de cada industria y comercio, así como al recurso humano y la cultura de la empresa.

No toda la tecnología es apta para todas las empresas, los programas y herramientas de BPM deben tener la capacidad de ajustarse perfectamente a las necesidades de cada cliente. Un software por ser muy popular no necesariamente sirve a todos, por lo que el análisis de expertos es indispensable para poder encontrar la herramienta justa y adaptable a cada una de las empresas.

“Un buen BPM le dará múltiples beneficios que van desde hacer que su compañía sea ágil, que aumente la productividad, reducirá al mínimo los errores, le dará datos constantemente que le servirán para mejorar y además seguridad y confianza a sus clientes, ya que se enfoca en las necesidades del cliente y las une a las metas financieras de la empresa. Además, los procesos de comunicación interna y externa serán más sencillos y con ello tendrá un ambiente laboral y reputacional muy positivo”, concluye Juan David Rothe Quesada, de Four Consulting Group.

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