Un reciente informe de International Data Corporation (IDC) reveló las principales razones que llevan a las empresas a contratar los servicios administrados de impresión (MPS, por sus siglas en inglés). Para las compañías estos ofrecen una reducción en los costos totales de operaciones de impresión, un mayor control y transparencia de la estructura de costos, mejores niveles de servicios, así como la gestión centralizada de los dispositivos de impresión, servicios de mantenimiento, tinta y toner. Adicionalmente buscan la mejoría de la seguridad física y lógica del entorno de impresión, la reducción del impacto ambiental generado por la impresión física de los documentos y la optimización del flujo de documentos dentro de las organizaciones.
Martin Sharpe, administrador de desarrollo de negocios MPS del grupo Xerox, resaltó que los servicios administrados de impresión (MPS) son una solución a los grandes problemas dentro de las organizaciones en Costa Rica. “Con los MPS las empresas podrán capturar, digitalizar, almacenar y administrar los documentos que se manejan, para optimizar el flujo de trabajo en el que intervienen los dispositivos que manipulan papel, como las copiadoras, las impresoras o las multifuncionales”. Sharpe agregó que los MPS aumentan la eficiencia y visibilidad de la salida de documentos, racionalizan los procesos de facturación, e implementan alertas en tiempo real.
Para Esteban Corrales, gerente de Ventas de Grupo PBS, “el mercado en Costa Rica realiza su selección, sobre la implementación de un sistema gestionado de impresión, de acuerdo al servicio que ofrecen los proveedores. Eligen la empresa que posea una estructura más sólida “El servicio gestionado es una estrategia de negocios que se trabaja en cuatro fases o pilares”, agregó Corrales, “bajo el esquema de Lean Six Sigma, las cuales son: evaluación, diseño, implementación, y administración. Con esta estrategia logramos que los clientes se sientan más tranquilos con el servicio y su gestión”, concluyó Corrales.
Una herramienta eficiente
Precisamente, los MPS constituyen una herramienta para hacer aún más eficiente y seguro el manejo de documentos, mediante servicios más ágiles e innovadores. En el 2014, el 37% de todas las páginas impresas en oficinas en Latinoamérica se dieron bajo modelos de servicios básicos y/o administrados de impresión. Según las estimaciones de IDC, este número seguirá incrementándose, y para el 2020 cerca de 60% de todas las impresiones deberán darse bajo estas modalidades.
La implementación de servicios administrados de impresión sigue creciendo de modo acelerado en Latinoamérica, pero también se está transformando en una herramienta para hacer aún más eficiente y seguro el manejo de documentos, mediante servicios más ágiles e innovadores.
Los casos de éxito de los servicios administrados están por todas partes en Latinoamérica. Desde instituciones financieras que redujeron el tiempo de respuesta al cliente en aplicaciones de crédito, o empresas gubernamentales que mejoraron la eficiencia y disponibilidad de la información; todas las industrias cuentan experiencias positivas con la implementación de estos servicios.
En el caso de Costa Rica, Grupo PBS, representante de Xerox, ofrece este servicio hoy a más de 53 entidades en las diferentes áreas, tanto gubernamentales como corporativas, al ofrecer a sus clientes un seguimiento continuo de su parque de impresión, que mejora los procesos operativos, lo que se traduce en una menor huella de carbono y, lo más importante, que estas se pueden enfocar en su giro de negocio mientras que PBS se encarga de la administración del parque.
Además de los beneficios estratégicos observados, la mejoría de la eficiencia viene seguida de una importante reducción de los gastos totales con la infraestructura de impresión. La combinación de innovación y reducción de costos constituye un importante aliado de los ejecutivos de TI al justificar el porqué de la migración hacia el modelo de servicios.
Consejos para las empresas
Algunas de las acciones que las empresas deben tomar para obtener resultados óptimos:
1. Obtener el apoyo de la alta dirección para las iniciativas de impresión y gestión de documentos.
2. Establecer los objetivos para su iniciativa de impresión y documentos, y genere la política de impresión.
3. Enganchar a los usuarios finales al principio del proceso con un programa eficaz de gestión de cambios.
4. Comprender el valor de la racionalización, la optimización, y la transformación de los flujos de trabajo y de documentos.
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