19 junio, 2023

Deshágase de la lista de tareas pendientes para aumentar su productividad

Redaccion septiembre 2, 2014

Cuanto más organizados estemos, más podemos hacer el mejor uso de nuestro tiempo y más productivos podemos ser.

Si bien puede parecer lo correcto, su lista de tareas pendientes podría ser lo mismo que está obstaculizando su productividad, ¡e incluso podría estar aumentando su sensación de estar abrumado!

En una investigación publicada en el libro, The Busy Person’s Guide to the Done List de Bailey Adams, revela que el 41 % de todos los elementos de la lista de tareas pendientes de una persona nunca se completan.

Aquí hay tres formas en que su lista de tareas pendientes está obstaculizando su productividad y qué hacer en su lugar.

1. Está poniendo demasiado en la lista de tareas pendientes

En un mundo ideal, la lista de tareas pendientes está ahí para ayudarnos a organizarnos y saber lo que tenemos que hacer cada día. ¡Pero un gran problema es que a menudo causa preocupación porque simplemente estamos poniendo demasiado en ello!

El psicólogo social Roy Baumeister y el periodista John Tierney, autores de Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength, informan en su libro que una persona suele tener al menos 150 tareas diferentes en su lista de tareas pendientes. No es de extrañar que sienta en pánico y como si no hubiera suficientes horas en el día… ¡Porque no las hay! ¡Está poniendo demasiado en su lista de tareas pendientes por la cantidad de tiempo que tiene! Como el dúo también informa en su libro, la lista de tareas pendientes de un ejecutivo para un solo lunes podría tardar más de una semana en terminar.

Lo que tendemos a hacer es tener una lista de tareas pendientes y usarla como base para trabajar. Pero esto no funciona, ya que la lista de tareas pendientes a menudo tiene más del tiempo que realmente tenemos disponible.

¿La solución?

¡Siéntese libre de añadirlo a su lista de tareas pendientes, PERO no trabaje a partir de ella! Empiece a aprender a marcar su lista de tareas pendientes para asegurarse de que realmente tiene tiempo para todas las cosas que hay en ella. ¿Cuándo se van a actuar realmente esos (más de 150) artículos? Asigne todo lo que hay en su lista de tareas pendientes a una hora específica en la que se completará.

Una lista de tareas pendientes debe desglosarse lo suficiente como para que cada «hacer» sea una acción que luego pueda marcar.

2. Ponemos todo y cualquier cosa en la lista de tareas pendientes

Un problema importante con una lista de tareas es que a menudo escribimos todo en nuestra lista de tareas pendientes. Se convierte en un vertedero para todo, incluyendo lo que tenemos que actuar hoy para las elevadas ideas de «un día en el futuro» que todavía son solo un sueño.

Esto hace que la lista de tareas pendientes sea algo difícil de navegar… ¿cuáles son las prioridades? ¿Qué es lo bueno que se puede hacer frente a la misión crítica? ¿Cuál es el orden jerárquico de las cosas?

Después de todo, todas las tareas se ven iguales en el papel. La lista no se dice cuánto tiempo tomará cada tarea, cuándo la hará o qué tan importante es. Ni siquiera diferencia si es una acción o solo una idea por ahora.

¿La solución?

Tener diferentes tipos de listas. Tengo una «lista de ideas» para capturar el pensamiento grande, el pensamiento del cielo azul, las cosas de tipo «un día» y lo mantengo separado de la lista de tareas pendientes genuinas, que es más sobre las cosas inmediatas que necesito hacer.

3. No lo descomponemos

El problema con una lista de tareas es que solo ponemos las tareas de primera línea allí, por lo que nunca proporcionan suficiente información sobre lo que implican las acciones y tareas reales para que puedas marcarlas.

Por ejemplo, pondrán entradas de una línea en la lista, como «organizar el 40 de John» o «revisar el marketing en las redes sociales». Suenan tareas simples de una sola acción, pero de hecho hay todo un conjunto de piezas en movimiento detrás de este tipo de cosas.

Una lista de tareas pendientes debe desglosarse lo suficiente como para que cada «hacer» sea una acción que luego pueda marcar.

Fuente: Brainz Magazine

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