La digitalización se ha vuelto una necesidad para las pymes del sector hotelero y retail
La gestión de empresas relacionadas con el sector hotelero y de retail ha experimentado una automatización importante, que responde a la necesidad de contar con herramientas y plataformas (incluso en la nube), para gestionar los elementos más relevantes del negocio, pero sobre todo para reducir costos y aumentar productividad.
Es por esto que, se ha vuelto muy común la implementación de software que han pasado de brindar plataformas más sencillas para controlar los costos y gastos, a plataformas complejas, con múltiples funciones y muy innovadoras que permiten altos niveles de automatización, independiente si se trata de grandes, medianas o pequeñas empresas.
“En nuestra experiencia, hemos visto como la digitalización se ha vuelto una necesidad, pero sobre todo, la innovación constante, pues al principio este tipo de empresas buscaban herramientas para controlar stock, gestionar ventas, pagos, etc y actualmente, las exigencias han aumentado y ya están implementando sistemas para realizar pedidos más rápidos, mejorar la atención al cliente, verificar el estado de las habitaciones del hotel desde una pantalla, llevar un control financiero, procesar facturas electrónicas, desarrollar un e-commerce, entre muchas otras funcionalidades, de manera que poco a poco su necesidad de digitalizarse y su uso de nuevas tecnologías se ha ido complejizando”, comentó Arturo Herrera, propietario de ICG, una empresa costarricense que desarrolla este tipo de soluciones de gestión y administración empresarial.
Así, por ejemplo, actualmente existen empresas que utilizan tecnologías como la ICG Stock Manager, que es un sistema móvil de gestión del almacén para controlar desde un dispositivo la recepción y generación de pedidos, almacenes, inventarios, stocks, impresión de etiquetas, entre otros; el ICG Check-In Online para hacer un ingreso más rápido y administrar los datos de los huéspedes; el ICG Room Service Mobile para administrar desde el móvil la disponibilidad de habitación, el estatus de las tareas y limpieza, llevar un control de incidentes, perdidas, reposiciones, amenidades y cargos extra, o el TeleComanda, que es un tipo de software para ingresar órdenes en el sistema desde la mesa, reduciendo tiempos de espera, entre muchas otras herramientas que han venido a convertirse en claves para este tipo de empresas.
“Y, además, la tendencia hacia la automatización es creciente, pues en nuestro caso contamos con más de 2000 clientes que actualmente ya están usando este tipo de software dentro de su gestión empresarial y de estas, cerca de 500 son pymes del sector hotelero, retail y restaurantes”, agregó el vocero.
Beneficios y puntos a tomar en cuenta para automatizar la empresa
Ahora bien, la automatización e incorporación de plataformas que permiten controlar y administrar mejor los procesos de las empresas no solamente son una necesidad sino que, puede generar múltiples beneficios.
De acuerdo con Herrera, la implementación de este tipo de tecnologías permite en primer lugar, recopilar información de sumo valor para el negocio, lo que influye en una mejor toma de decisiones.
“Estas tecnologías son claves para reducir costos, mejorar los rendimientos, eficiencia y productividad, llevar un control de inventarios, optimizar la estrategia de menú, el controlar el stock de precios, los impuestos y descuentos, el manejo de los montos de las ventas y cuentas por cobrar, los cierres de cajas, arqueos, montos de ventas por vendedor, la administración de mesas en el caso de los restaurantes; la administración de los almacenes, el seguimiento de lo que ocurre en cada habitación en el caso de los hoteles; entre muchos otros, que no solo influyen a lo interno de la empresa, sino que también inciden en una mejor y más rápida atención al cliente, así como en la contingencia de errores que puedan ocurrir”, detalló.
Recomendaciones
Finalmente, para aquellas empresas que tengan la necesidad de implementar este tipo de software para mejorar el rendimiento de su negocio, Herrera aconseja seguir las siguientes recomendaciones para encontrar la plataforma ideal:
1. Es muy importante que el software sea fácil de implementar, pues las empresas necesitan muchas veces soluciones inmediatas y para las que no haya que desarrollar un gran proceso de capacitación.
2. La plataforma debe ser accesible, lo que incluye una interfase sencilla.
3. Es recomendable que, dependiendo de lo que necesitemos, se prefieran software que faciliten el control contable.
4. Idealmente, la plataforma debe estar en la nube, de manera que podamos acceder a ella y su información desde cualquier parte y esta no se pierda en caso de que se dañe el dispositivo.
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