29 julio, 2025

Seis factores para elegir una app de control de gastos

Síganos en Instagram: @revistavidayexito

Notas de gasto mal gestionadas, pérdida de tickets, importes erróneos, reembolsos que se retrasan… Si además usa tarjetas de empresa sin trazabilidad, el problema crece. Un quebradero de cabeza para el área financiera que daña el bienestar y la confianza de los empleados.

Aquí entran en juego las herramientas para gestionar gastos con tarjetas. Soluciones vinculan cada movimiento de una tarjeta corporativa a una app que:

Registra el gasto.
Lo categoriza.
Lo valida automáticamente.

Por ende, elimina las hojas de cálculo manuales, acelera la conciliación contable y reduces notablemente los errores humanos. Así que, principalmente merece la pena implementar una app o sistema para gestionar gastos con tarjetas de empresa porque le aportan:

Control en tiempo real. Ve al instante quién ha hecho, qué gasto, con qué tarjeta y concepto. O sea, que detecta anomalías al momento y disfrutar de una transparencia total.
Digitalización de recibos y tickets. Olvídese del papel. Estas apps permiten fotografiar el ticket y asociarlo al movimiento. Además, con la tecnología OCR, la información se extrae automáticamente y se clasifica en la categoría exacta.
Automatización de políticas de gasto. ¿Su empresa tiene límites por departamento o rol? Las herramientas de gastos con tarjetas aceptan reglas automáticas que bloquean gastos fuera de la política o que exigen una aprobación previa.
Reducción de tareas administrativas. El equipo financiero no tiene que perseguir a los empleados ni conciliar datos manualmente. Todo queda registrado, auditado y preparado para su integración contable.
Bienestar para el equipo. Los empleados ya no tienen que adelantar su dinero ni rellenar interminables formularios. Con una tarjeta corporativa y una solución y app intuitiva justifican sus gastos de forma rápida y clara.

Los 6 factores para elegir una app de control de gastos

Ahora bien, con tantas opciones en el mercado, escoger es difícil. Cada empresa tiene sus necesidades, sus flujos de trabajo y políticas internas. Por eso, es fundamental analizar varios criterios.

Aquí le dejamos seis aspectos en los que se debe fijar para elegir la app de gestión de gastos que mejor se adapte a su negocio.

1. Facilidad de uso para todos los perfiles

Plantéese lo siguiente: ¿el software y la app son intuitivos? ¿Sus empleados podrán usarla desde el móvil sin formación técnica? Una herramienta eficaz debe ser simple y ágil. Si es compleja o poco visual, le dará más trabajo.

Consejo: pruebe la versión demo o free trial antes de implementarla globalmente.

2. Emisión y control de tarjetas físicas y virtuales

Las mejores soluciones le dan la posibilidad de emitir tarjetas de empresa personalizadas para cada usuario o departamento. Algunas incluso ofrecen tarjetas virtuales para gastos puntuales o compras online, lo que aporta una capa extra de seguridad.

Consejo: Es interesante poder asignar límites por tarjeta, bloquearlas al instante y vincularlas a categorías o proyectos.

3. Automatización de recibos y digitalización de tickets

Olvídese del “¿dónde está el justificante?”. Busque herramientas que integren tecnología OCR para escanear automáticamente tickets y extraer datos como fecha, importe, IVA, proveedor…).

4. Integración con otros sistemas de la empresa

Asegúrese de que su herramienta de control de gastos se integre fácilmente con su ERP, CRM o software de recursos humanos (como Factorial). De esta manera, los datos fluyen y no hay duplicidades ni tareas a mano. Es más, muchas se sincronizan con bancos y pasarelas de pago.

5. Seguridad, cumplimiento y control de políticas

La gestión de gastos implica datos sensibles y riesgos de fraude. Por eso, la solución debe contar con cifrado, permisos personalizados, trazabilidad completa y mecanismos de auditoría. Además, si operas en distintos países o tienes políticas de gasto por equipo, verifica que la herramienta se adapta a esa complejidad.

6. Tamaño y fase de crecimiento de tu empresa

El tamaño importa. No es lo mismo una startup de 10 personas que una pyme de 200 o una multinacional. Algunas herramientas están pensadas para escalabilidad, mientras que otras priorizan la simplicidad. Revise planes y precios según número de usuarios, tarjetas y operaciones.

Fuente: RRHHDigital

Acerca de
Últimas entradas

Redaccion

Vida y Éxito nació en diciembre del 2007 con el objetivo de convertirse en una publicación amena con temas de interés general para toda la familia.

Detrás de Vida y Éxito se encuentra un equipo de profesionales con reconocida trayectoria en el mundo empresarial y el periodístico.

Últimas entradas de Redaccion (ver todo)