En un futuro próximo, las reuniones ofrecerán contenido personalizado y experiencia basada en el propósito, a la vez que servirán como guardianes contra los prejuicios y promoverán el aprendizaje activo.
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El sistema de videoconferencia de su empresa probablemente utiliza IA rudimentaria para grabar reuniones y crear transcripciones. Pero en los próximos meses, gracias a la IA generativa, su software ganará capacidades que mejorarán por completo la forma en que se llevan a cabo las reuniones en línea. Algunas de las características más recientes que ya se están probando incluyen la generación automática de actas de reuniones, la asignación de elementos de acción, la creación de resúmenes de reuniones de preguntas y respuestas y más.
Antes de que los proveedores pongan estas soluciones a disposición de los clientes, es fundamental que las empresas entiendan los factores esenciales que contribuyen a reuniones efectivas. Este artículo está destinado a ayudar a cualquier persona que utilice regularmente sistemas de videoconferencia a entender qué funciones estarán disponibles pronto y cómo afectarán a sus videollamadas.
Como fundador de una empresa de tecnología que ofrece servicios de ingeniería de software a empresas que buscan implementar tecnologías de próxima generación como la IA y el aprendizaje automático, creo que la combinación de IA generativa y software de videoconferencia dará forma para siempre a cómo (y con qué eficacia) nos encontramos. Pero estas características solo beneficiarán a su empresa si las utiliza de manera que aborde las limitaciones comunes de las videoconferencias y las reuniones en persona.
He identificado tres factores clave como los pilares de la efectividad de las reuniones en línea: compromiso significativo, resultados procesables y fomento de la diversidad y la inclusión.
Usando estos pilares, puedo imaginar un conjunto de posibles capacidades de IA que se pueden agregar a los sistemas de videoconferencia, algunos de los cuales ya se están probando, y algunos de los cuales preveo que estarán disponibles en base a mi comprensión de las capacidades de la IA generativo y las conversaciones con clientes y socios.
Para identificar y priorizar estos casos de uso impulsados por la IA para los sistemas de videoconferencia, comencé haciendo varias preguntas críticas:
- ¿Qué estrategias y prácticas de reunión son efectivas en el mundo real? ¿Cómo podemos replicarlos usando IA generativa?
- ¿Cómo podemos abordar y superar los desafíos y barreras comunes asociados con estos factores clave?
- ¿Qué podemos aprender de la investigación de disciplinas relacionadas, como la eficacia del equipo, la cultura organizacional y la interacción humano-computadora, para mejorar la eficacia de las reuniones?
- ¿Cómo se pueden utilizar los conocimientos y análisis impulsados por la IA como refuerzo para el aprendizaje y la mejora en las reuniones?
4 características de una reunión exitosa
Cuatro características de las reuniones en línea afectan significativamente la efectividad de las reuniones: contenido personalizado adaptado a los estilos de aprendizaje, alineación de propósitos, detección y prevención de sesgos, y promoción del aprendizaje activo. Al centrarse en estas características esenciales, su empresa estará preparada para dar un salto significativo en la efectividad de las reuniones.
A continuación se muestra una breve descripción general de cada capacidad y cómo la IA puede impulsar un cambio en su ejecución.
1. Contenido personalizado adaptado a los estilos de aprendizaje
Todos aprendemos de diferentes maneras. Los estudiantes visuales se benefician de materiales visualmente atractivos como infografías y vídeos. Los estudiantes auditivos prefieren el contenido de audio personalizado y las sesiones orientadas a la discusión. Históricamente, era prohibitivo personalizar el contenido. Pero dado el salto en las capacidades de IA generativa, ahora es posible generar múltiples versiones del mismo contenido central.
Los sistemas avanzados de IA generativa pronto podrán adaptar el contenido (preparación, durante la reunión y seguimiento) al estilo de aprendizaje único de cada participante, impulsando el compromiso y la orientación a la acción.Zoom ya está probando una función que permite a los usuarios chatear con un «compañera» de IA generativo durante y después de las reuniones para ayudar a los usuarios a comprender mejor el contenido presentado.
2. Alineación del propósito
Las reuniones de intercambio de información requieren una estructura diferente a la de las sesiones de lluvia de ideas. Las reuniones de coordinación tienen un ritmo diferente al de las revisiones mensuales de negocios. La IA generativa hace posible que un bot replique la experiencia de los facilitadores y guíe a cada equipo a través de un proceso estructurado. Lo que es más importante, cuentan con capacidades que facilitan el entrenamiento de equipos y líderes.
3. Detección y prevención de sesgos
El sesgo puede manifestarse de maneras sutiles, como los hombres con voces más fuertes que interrumpen a las mujeres con voces más suaves durante las videollamadas. A medida que las reuniones digitales se vuelven cada vez más ubicuas, la IA puede servir como un puesto de escucha vigilante. La intención no es entrometerse. Pero el sesgo debe interrumpirse en tiempo real. La IA generativa se está probando como una forma de ayudar a los recursos humanos a diseñar intervenciones en tiempo real para interrumpir el sesgo. Además, las recomendaciones personalizadas ayudarán a los equipos y líderes con la retroalimentación y los planes de mejora. Los recursos humanos pueden obtener una comprensión más amplia del progreso realizado en relación con los objetivos de diversidad e inclusión. Puede identificar posibles puntos calientes antes de que se conviertan en problemas significativos.
4. Promoción del aprendizaje colectivo e individual
Las reuniones sirven como un terreno valioso para avanzar en el aprendizaje individual y colectivo. Las reuniones nos ayudan a obtener información sobre nuestras capacidades personales en áreas como la comunicación, la resolución de conflictos y el trabajo en equipo. Las reuniones ayudan a los equipos a mejorar la confianza, la rendición de cuentas y la coordinación.
Para optimizar la experiencia de aprendizaje, las soluciones avanzadas de videoconferencia ahora deben diseñarse para fomentar la participación activa, obtener información sobre la dinámica del equipo y ofrecer retroalimentación en tiempo real durante las reuniones.
Estas características permitirán a las personas y a los equipos ampliar sus conocimientos, fomentar el intercambio de ideas y alcanzar mayores niveles de aprendizaje e innovación durante las reuniones.
Proveedores como Cisco y Zoom ya están probando y construyendo estas características en sus herramientas. Las empresas que compran estos sistemas deben ser conscientes de cómo se construyen las herramientas, cómo se utilizarán y qué características avanzadas son necesarias para la mejor experiencia de colaboración posible para los empleados.
Fuente: Harvard Business Review
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