Los contratiempos son comunes en los proyectos, pero los gerentes de proyectos tienen cuatro herramientas clave para entender por qué suceden y cómo ayudar a sus equipos a superarlos.
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Casi todos en la fuerza laboral han experimentado un revés en algún momento. Muchos están familiarizados con conceptos como aprender de los errores, el crecimiento postraumático y el fracaso. Un contratiempo se define como una reversión o «una comprobación del progreso«. Es cuando el camino hacia adelante desaparece: un golpe inesperado hacia atrás, un regreso a una línea de partida, una necesidad forzada de desviarse.
Los gerentes de proyectos (PM) conocen bien esta experiencia. Tal vez un cliente o parte interesada está insatisfecho con el resultado de un proyecto y que todo un equipo necesita ser informado de nuevo. Una prueba de producto revela problemas inesperados y años de trabajo obligan a un equipo a volver a la mesa de dibujo. O alguien renuncia en un punto crítico antes de la finalización de un proyecto.
Los contratiempos , muy a menudo, se convierten en el catalizador del crecimiento, el cambio y la innovación.
Muchos de los líderes empresariales que he entrevistado durante la última década citan un gran revés profesional como lo que llevó a sus ideas más brillantes y a sus empresas más exitosas. Mi libro, The Setback Cycle, comparte esas historias, junto con un marco basado en la evidencia que guía a las personas y a los equipos sobre cómo trabajar a través de ellas.
Aquí hay cuatro conclusiones principales del marco que pueden permitir a los PM superar los contratiempos que inevitablemente ocurren al llevar un proyecto a la línea de meta.
Comprender la neurociencia detrás de los contratiempos
El neurocientífico Chantel Prat explica que, después de un revés, los humanos absorben nueva información que programa los ganglios basales, la parte de nuestro cerebro que se basa en experiencias pasadas para dictar acciones futuras. Los ganglios basales ayudan a informar la toma de decisiones, la motivación y nuestro impulso por el aprendizaje.
Además, cuando experimentamos contratiempos, nuestro cerebro sufre una caída de dopamina. La buena noticia es que la dopamina es un inductor de plasticidad, similar a la forma en que el ejercicio físico fortalece nuestros músculos, los contratiempos agudizan la agilidad y la fuerza de nuestro cerebro. Esas caídas de dopamina son la razón por la que aprendemos de estas experiencias desagradables.
Todo esto puede fomentar la creatividad y la innovación en el futuro, pero solo cuando estemos motivados para hacerlo.
«Muchos cerebros están conectados para aprender más de los contratiempos que de los éxitos», dice Prat. «Pero la voluntad de hacerlo depende de cuánto su cerebro pueda estar tratando de evitar uno. Algunas personas tienden a evitar las cosas malas en lugar de avanzar hacia las cosas buenas, lo que generalmente requiere más esfuerzo».
Esto sucede a menudo en los proyectos: cuando las cosas van bien, o de acuerdo con el plan, los equipos tienen menos motivación para experimentar o probar cosas nuevas. Pero esto puede llevar al aburrimiento, a la falta de creatividad y a un equipo que se ejecuta en piloto automático, lo que no siempre conduce a los resultados más óptimos. Como señala Prat, cuantos más contratiempos tenemos, más reconectado y reprogramación ocurre en nuestro cerebro. Ese es generalmente el nacimiento de la innovación y la creatividad.
Los gerentes de proyectos pueden intervenir para fomentar ese proceso, porque están equipados para reconocer estos contratiempos lo antes posible. Eso permite al equipo cambiar de rumbo, lo que les permite capturar aprendizajes y nuevas ideas sobre cómo seguir adelante.
Reconozca que lo que su equipo está experimentando es, de hecho, un revés
Es fácil ignorar las señales de advertencia de que un proyecto ha sufrido un gran revés. El impulso de continuar en una trayectoria hacia adelante a menudo parece más fácil que cambiar de dirección, especialmente después de que se haya extendido un esfuerzo y una energía significativos. Pero la primera fase del ciclo de retroceso es «establecer», algo que puede ser menos intuitivo de lo que uno podría pensar.
Con demasiada frecuencia, los empleados están tan decididos a cumplir con una fecha límite que avanzan a pesar de que saben que, en el fondo, está destinado a fracasar. Admitir claramente que su equipo se ha encontrado con un contratiempo les impide ir demasiado lejos por ese camino condenado. Reenviar temprano es la mejor manera de volver a encarrilar las cosas.
«Construir proyectos en un marco ágil o híbrido-ágil puede ser una manera fácil de permitir cambios, especialmente cuando se obtiene el más leve olor de incertidumbre al determinar el alcance de un proyecto«, sugiere Kyle McEwen, que ha estado trabajando en la gestión de proyectos durante más de una década y actualmente dirige un equipo de PM.
A pesar del rápido ritmo de la mayoría de los proyectos, los equipos todavía necesitan hacer una pausa, admitir lo que salió mal, considerar por qué sucedió esto y evaluar la situación de manera objetiva.
«Guíe a su equipo a través de la navegación por el contratiempo en lugar de tratar de resolverlo tú mismo», dice McEwen. «Una forma efectiva de apoyar a su equipo es dirigir una reunión ‘retro’ (retroactiva). En estas sesiones, se anima al equipo a discutir lo que salió bien y lo que se podría mejorar. Esto fomenta la confianza, la camaradería y ayuda a desarrollar habilidades colectivas de resolución de problemas. Crear un espacio donde el equipo pueda fortalecerse promoverá la resiliencia y les ayudará a recuperarse de futuros contratiempos más rápidamente».
Adopte una mentalidad de crecimiento
Según la psicóloga Carol Dweck, una mentalidad de crecimiento se basa en «la creencia de que sus cualidades básicas son cosas que puede cultivar a través de sus esfuerzos, sus estrategias y la ayuda de los demás».
Esta mentalidad el anima a creer que es capaz de mejorar en algo, incluso si significa intentarlo, tropezar y aprender. Una medida del éxito al adoptar la mentalidad de crecimiento es luchar continuamente por la mejora en lugar de ir en piloto automático y abordar los proyectos de la misma manera que siempre se han hecho.
Una mentalidad fija, sin embargo, es algo que impide que muchos equipos se desruten correctamente cuando se produce un contratiempo. Cuando alguien está demasiado centrado en el plan original, puede ser difícil adaptarse cuando las cosas cambian. Para las personas con una mentalidad fija, el plan es lo que es y deben seguir los pasos tal y como se explicaron inicialmente. No hay espacio para explorar, aprender y mejorar.
Un contratiempo es el momento perfecto para aprovechar una mentalidad de crecimiento, lo que permite a su equipo aprovechar la oportunidad de aprender.
«Un equipo de proyecto es un microcosmos de nuestra vida cotidiana», dice McEwen. «Cuando sufrimos contratiempos en nuestras vidas, a menudo salimos más inteligentes, más fuertes, más conscientes, incluso si no podemos verlo al principio. Verás surgir líderes sorprendentes y soluciones únicas donde antes solo había un contratiempo».
Plan de escenario
Una vez que un equipo esté listo para pasar a la acción con un nuevo plan y una línea de tiempo revisada, es importante pensar en diferentes escenarios.
Es por eso que la entrenadora ejecutiva Roshan Shah recomienda lo que ella llama el «enfoque ABC» para el establecimiento de objetivos. Ella proporciona tres versiones de la planificación de escenarios para ayudar a mejorar las posibilidades de éxito:
- El Plan A es el Plan Ideal, el resultado ideal que quieres experimentar.
- El Plan B es el Plan de Copia De Seguridad. ¿Cómo puede volver a centrarse para lograr algo que sea más alcanzable y aún valioso?
- El plan C es la red de seguridad (o copia de seguridad de la copia de seguridad).
Esta actividad ayuda a los equipos a trabajar juntos para pensar en múltiples resultados y establecer objetivos y expectativas realistas.
«Ayuda a la gente a evitar quedarse atascada o caer en un ciclo de vergüenza al normalizar que a veces podrías necesitar girar», dice Shah. «¡Y eso está bien! No significa que todo se haya perdido o que hayas fracasado. Enseña a la gente a ser más adaptables y ágiles y a aprender la práctica de: «Así que eso pasó, ¿qué sigue?» en lugar de tirarlo todo por la ventana».
Idealmente, la planificación de escenarios puede ocurrir al comienzo de cualquier proyecto, pero como no siempre podemos predecir los contratiempos que encontrará un equipo, también puede ser un trampolín útil para ayudar a un equipo a salir de ellos.
Fuente: Harvard Business Review
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