¿Cansado de quedarse atascado en un trabajo repetitivo? Externalice tareas como la entrada de datos, el papeleo y las tareas administrativas.
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Todos tenemos ciertas tareas repetitivas que realizar como parte de nuestro trabajo: revisar correos electrónicos, actualizar hojas de cálculo, introducir datos, etc. Si bien algunas tareas mundanas son inevitables, pasar demasiado tiempo en ellas puede aprovechar su energía y creatividad.
Entonces, ¿cómo puede manejar estas tareas repetitivas de manera eficiente y liberar más tiempo para los aspectos divertidos y creativos de tu trabajo? Estos son algunos pasos que puedes seguir:
1. Establecer límites de tiempo
Establezca límites de tiempo concretos para las tareas rutinarias. Por ejemplo, si la presentación del papeleo tarda 30 minutos cada semana, comprométase gastar 30 minutos en él cada semana. Establezca un temporizador y obligue a detenerse cuando se acabe el tiempo, incluso si la tarea está incompleta. Trate gradualmente de reducir el tiempo dedicado a las actividades rutinarias.
2. Externalizar cuando sea posible
Algunas tareas repetitivas se pueden subcontratar para liberar más tiempo. Haga un inventario de las tareas rutinarias en las que pasa mucho tiempo y considere si alguna de ellas podría externalizarse de manera realista. Las tareas como la entrada de datos, el trabajo administrativo, el diseño gráfico simple y la redacción de contenido suelen ser subcontratadas. Si bien la externalización requiere un presupuesto, puede liberar drásticamente su tiempo para un pensamiento y una estrategia más creativos.
3. Automatizar tanto como sea posible
Las tareas de rutina que requieren solo una serie de pasos e instrucciones son candidatos perfectos para la automatización. Busque formas de usar la tecnología para automatizar el trabajo repetitivo. Evaluar las herramientas que pueden automatizar estos procesos utilizando macros, scripts, automatización de flujos de trabajo o bots de IA. Por ejemplo:
- Utilice fórmulas de hoja de cálculo o plantillas habilitadas para macros para tareas como el cálculo de impuestos y comisiones.
- Escriba tareas repetitivas simples utilizando herramientas como AutoHotkey, AutoIT, etc. Por ejemplo, scripts para rellenar formularios en línea y cambiar el nombre de los archivos de forma masiva.
- Integre API o middleware para automatizar la transferencia de datos entre sistemas internos y externos.
- Cree flujos de trabajo utilizando herramientas como Zapier, IFTTT o Microsoft Flow para activar acciones automatizadas basadas en ciertos eventos.
4. Dividir las tareas grandes en trozos pequeños
Si tiene un gran proyecto repetitivo desglóselo en trozos más pequeños que puedas abordar un poco a la vez. Por ejemplo, si necesita organizar 1.000 fotos, reserve 30 minutos diarios durante un mes para revisar 100 fotos. Dividir proyectos grandes en trozos más pequeños también ayuda a prevenir el aburrimiento y el agotamiento.
5. Ir a la optimización del proceso
Identifique dónde hay ineficiencias en sus procesos repetitivos y busque formas de optimizarlos y agilizarlos. Pregúntese a si mismo: ¿Hay algún paso que pueda eliminar? ¿Puedo implementar alguna herramienta o lista de verificación para acelerar las cosas? ¿Puedo organizar mis datos o mi entorno de trabajo de manera más eficiente? Incluso las optimizaciones menores del proceso pueden multiplicarse con el tiempo, liberando más energía.
6. Programar bloques de tiempo dedicados
Designe bloques de tiempo específicos para tus tareas repetitivas, preferiblemente cuando su creatividad sea más baja. Por ejemplo, programa el trabajo administrativo a primera hora de la mañana antes de que sus jugos creativos comiencen a fluir. Cíñese a sus bloques de tiempo y evite dejar que el trabajo rutinario se filtre en su tiempo creativo. Tener bloques de tiempo dedicados para tareas repetitivas también ayuda a compartimentar el trabajo «ocupado» del trabajo más estimulante mentalmente.
7. Deja ir el perfeccionismo
Las tendencias perfeccionistas pueden consumir el tiempo dedicado a las tareas rutinarias. Recuerde que estas son solo tareas repetitivas. Haz¡ga un trabajo «lo suficientemente bueno» y luego sigue adelante en lugar de quedarte atascado en pequeños detalles. En su lugar, centre au perfeccionismo en un trabajo de mayor valor.
8. Fuera de la vista, fuera de la mente
Aléjese físicamente de las tareas repetitivas entre sesiones de trabajo. Cierre las hojas de cálculo, cierre la sesión de los paneles de administración y limpe el papeleo. Cuanto menos veas el trabajo de rutina fuera de los bloques de tiempo designados, menos desorden mental causará.
9. Asignar prioridades
Haga una distinción clara entre tareas importantes y no importantes. Concéntrese solo en el trabajo repetitivo más importante: omita tareas relativamente intrascendentes. Esto liberará más tiempo y energía mental para tareas de mayor prioridad.
10. Forme hábitos productivos
Desarrollar hábitos diarios o semanales que minimicen el drenaje del trabajo rutinario. Por ejemplo, agrupar tareas similares y abordarlas todas simultáneamente para quitarlas de en medio. O aborda la tarea repetitiva más temida a primera hora para terminarla. Los hábitos y rutinas productivos pueden ayudarte a minimizar el tiempo y el esfuerzo invertidos en el trabajo ocupado.
Las estrategias anteriores sin duda pueden ayudarle a recuperar las horas perdidas cada semana. Pero, ¿por qué parar ahí? No solo acepte el trabajo de rutina como una parte inevitable de su trabajo. En su lugar, elimina por completo las tareas recurrentes que ahogan su energía y motivación.
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