Estudios publicados en el Journal of Consumer Research, muestran que las personas suelen priorizar las tareas con los plazos más cortos, incluso si esas tareas no son las más importantes o valiosas.
¿Llega al final del día y siente que ha cumplido con sus plazos más urgentes, pero no ha logrado nada que sea fundamentalmente importante? No está solo. En una serie de estudios publicados recientemente en el Journal of Consumer Research, las personas normalmente eligieron completar tareas que tenían plazos muy cortos, incluso en situaciones en las que las tareas con plazos menos urgentes eran igual de fáciles y prometían una recompensa más grande.
Es natural querer que las tareas basadas en plazos se ajusten y se alejen de su lista de tareas mentales. Una paradoja a la que se enfrentan muchas personas es que es menos probable que las tareas más significativas tengan plazos que las que son relativamente poco importantes.
Si usted es como la mayoría de las personas, sus prioridades se le escapan en el fondo de su mente mientras trabaja en tareas de baja importancia y específicas del tiempo, como reservar una habitación de hotel para una conferencia, borrar su bandeja de entrada de correo electrónico o escribir un boletín mensual.
Entonces, ¿qué puede hacer? A continuación se presenta una lista de estrategias y consejos prácticos, pero ninguna de estas sugerencias le llevará a tomar decisiones perfectas. El objetivo de la perfección es lo que hace que la gente se quede atascada. En su lugar, implemente estrategias que te muevan gradualmente en la dirección correcta, pero que no requieran mucho esfuerzo.
Programe tareas importantes y destine mucho más tiempo del que necesitará
La investigación muestra que la programación de cuándo y dónde hará algo hace que sea mucho más probable que la tarea se realice.
Para tareas muy importantes y que se evitan durante mucho tiempo, utilice la estrategia «limpiar las cubiertas», lo que significa asignar una tarea en particular para que sea la única en la que trabaje durante todo un día.
Las tareas desconocidas pero importantes a menudo tienen una curva de aprendizaje que hace que la cantidad de tiempo que tardarán en completarse sea impredecible. Trabajar en ellos a menudo se siente más torpe que eficiente, lo que es otro factor sutil de por qué no los hacemos. La estrategia de «limpiar las cubiertas» de permitirse un día completo, puede ser útil en estos casos.
Aislar los elementos más impactantes de las tareas importantes
Si habitualmente estableces objetivos tan elevados que termina posponiéndolos, prueba esto: cuando considere un objetivo, considera también una versión de tamaño medio. Mentalmente, ponga su versión original y la versión de tamaño medio lado a lado, y pregúntese cuál es el mejor objetivo (más realista). Si su tarea todavía se siente intimidante, encógela aún más hasta que se sienta factible. Podría terminar con un objetivo que es de un cuarto o una décima parte del tamaño de lo que consideró inicialmente, pero eso es más alcanzable, y una vez que comienza, siempre puede seguir adelante.
Anticipar y gestionar los sentimientos de ansiedad
Muchas tareas importantes implican pensar en cosas que podrían ir mal, lo que provoca ansiedad. Ejemplos: planificar la sucesión de su negocio, leer atentamente sus pólizas de seguro o crear ese plan de gestión de crisis.
Incluso cuando las tareas no implican contemplar catástrofes, aquellas que tienen el potencial de grandes pagos en el futuro comúnmente implican tolerar la ansiedad. Ejemplos generales de tareas importantes pero que pueden provocar ansiedad incluyen: desarrollar nuevas amistades, hacer algo desafiante por primera vez, tener conversaciones incómodas, enfrentarse y corregir errores, y eliminar tareas generales de varios meses en las que necesita tolerar la fluctuación de la confianza en si mismo y la duda a lo largo del proyecto.
En términos generales, trabajar en cosas importantes generalmente requiere tener buenas habilidades para tolerar emociones incómodas.
Será más capaz de perseguir objetivos que impliquen salir de su zona de confort psicológico si tiene habilidades de primer nivel para manejar sus pensamientos y emociones.
Dedique menos tiempo a tareas sin importancia
Las tareas sin importancia tienen una desagradable tendencia a ocupar más tiempo del que deberían. Por ejemplo, podría sentarse a revisar el informe de un empleado, pero antes de que se de cuenta, ha pasado una hora reescribiendo todo. En el futuro, podría decidir limitarte a hacer sus tres comentarios más importantes sobre cualquier trabajo que sea fundamentalmente aceptable, o darse un límite de tiempo para el tiempo que pasará proporcionando notas.
Tener estrategias para tomar decisiones más rápidas también puede ayudar. Cuando tiene que tomar una decisión urgente, puede ser mejor tomar una decisión rápida que una perfecta que lleve más tiempo.
Priorice las tareas que reducirán su número de tareas urgentes pero sin importancia
En la vida moderna, es fácil caer en la trampa de estar «demasiado ocupado persiguiendo vacas para construir una cerca«. El tipo de escenarios que más quiere evitar son solucionar los mismos problemas una y otra vez o dar las mismas instrucciones repetidamente. Para superar un patrón de pasar todo el día «cazando vacas», puede subcontratar, automatizar, agrupar pequeñas tareas, eliminar tareas, optimizar su flujo de trabajo o crear plantillas para tareas recurrentes. Busque situaciones en las que pueda hacer una inversión de tiempo una vez para configurar un sistema que le ahorre tiempo en el futuro, como configurar un pedido recurrente de suministros de oficina en lugar de pedir artículos de uno en uno a medida que se agota.
Preste atención a lo que le ayuda a ver el panorama general
Cuando está de cabeza en la rutina, es difícil tener suficiente espacio mental para ver el panorama general. Preste atención a lo que naturalmente le ayuda a hacer esto.
Estar al día con los colegas. Invariablemente, esto implica darnos una actualización sobre lo que ha estado haciendo y lo que está tratando de hacer. Del mismo modo, cuando se trata de dinero, hay ciertos bloggers de finanzas personales que ayudan a mantenerme en el buen camino.
El seguimiento de su uso del tiempo también puede ayudar, pero la desventaja es que el seguimiento en sí mismo requiere tiempo y fuerza de voluntad. Utilice la aplicación RescueTime para hacer un seguimiento sin esfuerzo de cuánto tiempo pasa en diferentes sitios web (incluido Gmail).
Si estás luchando para priorizar lo importante sobre lo urgente, no sea demasiado duro consigo mismo. El número de plazos y decisiones a los que nos enfrentamos en la vida moderna, yuxtapuestos con la naturaleza emocional (y cognitivamente) desafiante de muchas tareas importantes, hace que esta lucha sea casi universal.
Fuente: Harvard Business Review
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