La próxima evolución de los viajes corporativos dejó de estar solo en reservar más barato, sino en decidir mejor antes de gastar y reducir el tiempo dedicado a comprobaciones y reportes.
Síganos en Instagram: @revistavidayexito
Para muchas empresas, el costo de un viaje corporativo parece comenzar con un boleto aéreo y terminar con una factura de hotel. Sin embargo, una parte importante del gasto se genera antes y después del desplazamiento: tiempo dedicado a comparar opciones, solicitar autorizaciones, verificar políticas, corregir reservaciones, recopilar comprobantes y preparar reportes.
En organizaciones con operaciones regionales, estos procesos pueden volverse aún más complejos. Una reunión puede involucrar empleados que viajan desde diferentes países, tarifas que cambian constantemente, políticas distintas según el cargo y decisiones sobre qué ubicación ofrece el mejor equilibrio entre costo, tiempo y productividad.
Durante SAP Sapphire 2026, SAP presentó nuevos asistentes de inteligencia artificial (IA) para la gestión de viajes y gastos. El Travel Assistant está diseñado para proporcionar estimaciones de costos antes del viaje, simplificar las aprobaciones, sugerir ubicaciones convenientes para reuniones y ofrecer opciones personalizadas, con orientación sobre las políticas de la empresa. Después del desplazamiento, el Expense Management Assistant puede automatizar la preparación de reportes, capturar información, detectar errores y apoyar el cumplimiento normativo.
“El costo de un viaje corporativo dejó de limitarse al transporte y al alojamiento. También incluye el tiempo que las personas dedican a planificar, aprobar, comprobar y corregir. La inteligencia artificial puede ayudar a reducir esa carga y ofrecer mayor visibilidad antes de que el gasto ocurra”, sostuvo Juan Manuel Vargas, Director Comercial de SAP Centroamérica y Caribe.
Decidir antes de gastar
La gestión tradicional de viajes suele centrarse en controlar el gasto una vez realizado. El colaborador compra, viaja y presenta los comprobantes y posteriormente, el equipo financiero verifica que cada gasto se ajuste a las políticas establecidas. Este modelo permite auditar, pero ofrece pocas posibilidades de intervenir cuando aún hay tiempo para elegir una alternativa más conveniente. Si una reservación supera el presupuesto o incumple una política, el problema puede detectarse cuando modificarla ya implica cargos adicionales.
El Travel Assistant busca trasladar parte del control a la etapa previa al gasto. Puede generar estimaciones antes del viaje, facilitar las aprobaciones y ofrecer orientación sobre las políticas aplicables durante la reservación. De esta manera, la empresa puede evaluar el costo esperado antes de asumir el compromiso y reducir la posibilidad de identificar desviaciones cuando ya es demasiado tarde.
Este enfoque también puede ser relevante cuando varias personas deben reunirse en la misma ciudad. En lugar de seleccionar automáticamente la sede habitual, la inteligencia artificial puede ayudar a analizar ubicaciones más convenientes, teniendo en cuenta el origen de los participantes y las opciones disponibles.
El tiempo administrativo también tiene un costo
Los viajes corporativos generan actividades que rara vez figuran como una línea independiente en los estados financieros. Un empleado puede dedicar tiempo a buscar tarifas, completar solicitudes, consultar límites, digitalizar comprobantes y explicar las diferencias. Los responsables de aprobación, por su parte, deben revisar los itinerarios y verificar que las decisiones cumplan con las políticas internas. Después del viaje, el proceso continúa. Los reportes incompletos, los comprobantes ilegibles, las categorías incorrectas o las diferencias entre lo reservado y lo consumido pueden provocar devoluciones, nuevas revisiones y retrasos en el cierre de los gastos.
El Expense Management Assistant puede capturar los detalles de los gastos, identificar errores y apoyar el cumplimiento, lo que reduce parte del trabajo requerido para preparar y verificar los reportes. La oportunidad económica no está únicamente en procesar más rápido un informe, sino en disminuir el tiempo improductivo que los viajeros, los supervisores y los equipos financieros dedican a corregir información.
Personalización sin perder control
Las políticas corporativas suelen establecer límites en tarifas, categorías hoteleras, anticipación de compra y tipos de gasto permitidos. Estas reglas son necesarias para mantener control, pero pueden crear una experiencia rígida cuando el usuario debe interpretarlas manualmente o descubrirlas al final del proceso.
La inteligencia artificial puede combinar las preferencias personales con las políticas de la organización. Esto permite ofrecer alternativas relevantes sin comprometer el cumplimiento, en lugar de presentar todas las opciones disponibles y dejar que el viajero determine por sí mismo cuáles puede utilizar. La personalización también puede mejorar la adopción de los canales corporativos. Cuando el proceso resulta demasiado complejo, los empleados pueden reservar fuera de las plataformas establecidas, lo que dificulta la visibilidad del gasto y la capacidad de la empresa para responder a cambios o interrupciones.
El objetivo no es eliminar las políticas, sino integrarlas en el momento de la decisión. La orientación incorporada puede ayudar a que una reservación sea conveniente para el viajero y aceptable para la empresa desde el inicio.
De revisar facturas a gestionar decisiones
Los viajes y gastos forman parte de un ciclo más amplio de la gestión del gasto empresarial. SAP ubicó estas novedades dentro de su visión de Autonomous Spend, que utiliza asistentes y agentes para aportar mayor visibilidad, automatización y cumplimiento a lo largo del proceso.
Esto cambia la conversación. La gestión de viajes deja de ser únicamente una tarea administrativa posterior y se convierte en una oportunidad para tomar mejores decisiones antes de comprometer recursos. La inteligencia artificial no determinará si una reunión debe realizarse presencialmente ni sustituirá el criterio de quienes aprueban un viaje. Su función será presentar información más completa, reducir tareas manuales y advertir sobre posibles desviaciones. El verdadero ahorro no provendrá únicamente de encontrar un boleto más barato. También dependerá de evitar decisiones tardías, reducir las correcciones, mejorar el cumplimiento y liberar el tiempo que actualmente se pierde al gestionar cada desplazamiento.
Para las empresas, el nuevo reto será observar el viaje completo, desde la intención inicial hasta la liquidación final. Solo entonces podrán conocer cuánto cuesta realmente movilizar a una persona y cuánto valor podría recuperarse mediante procesos más simples, visibles e inteligentes.
Detrás de Vida y Éxito se encuentra un equipo de profesionales con reconocida trayectoria en el mundo empresarial y el periodístico.
- Cargill Food Latinoamérica recibe reconocimiento internacional por su liderazgo en bienestar animal y producción responsable - 4 septiembre, 2026
- Moody’s y S&P ratifican solidez financiera y perspectiva estable del BN - 4 septiembre, 2026
- Viajar por negocios cuesta más de lo que aparece en la factura - 4 septiembre, 2026
