21 noviembre, 2016

Espacios de trabajo improductivos

Redaccion septiembre 2, 2014

Por Alvaro Merino

¿Dónde vas cuando realmente quieres acabar algo importante y relevante de tu trabajo?

Normalmente la respuesta a esta pregunta se resume en tres posibilidades:

Un lugar especial y aislado donde nadie me moleste. Quizá una sala especial, la biblioteca o la cocina de una oficina.

Un lugar en movimiento, como el tren, el avión o el autobús cuando sales de tu trabajo y regresas a casa

Un momento especial, normalmente a primera hora de la mañana o última de la noche donde nadie te puede molestar.

Lo que nunca nadie responde es en el propio puesto de trabajo en la oficina. Sin embargo, según Jason Fried, en esta fantástica y popular charla TED, muchas empresas diseñan oficinas donde acumulan a personas para que sean productivas. Sin embargo, en lugar de tener una jornada laboral lo que realmente sucede es un continuo devenir de momentos de trabajo interrumpidos continuamente.

En una oficina muchas veces eres convocado a reuniones, eres interrumpido por tus jefes muy en contra de tu interés. Y de esta manera termina el día y tienes la sensación de no haber hecho nada relevante durante la jornada. ¿Cuánto tiempo seguido tienes en la oficina para concéntrate y dedicarte a producir trabajo de valor?

Parece absurdo esperar que en una oficina se genere trabajo si se somete a continuas interrupciones.

Paralelamente se piensa que si se permite a las personas trabajar desde sus casas, las personas se van a distraer con mucha facilidad. De lo que no se dan cuenta muchos de los directivos de estas empresas es que desde casa las distracciones son voluntarias mientras que en las oficinas se sufre un efecto más nocivo: las distracciones involuntarias.

Es lo que este emprendedor tecnológico denomina los M&M (Managers and Meetings). Las reuniones infumables y los jefes que permanentemente interrumpen, a veces con ocurrencias y con urgencias personales.

Muchas de las reuniones a las que somos convocados, lejos de ser operativas, están diseñadas para generar nuevas reuniones que estimulan la procrastinación colectiva. Si a una reunión de una hora asisten 10 personas, realmente se convierte en 10 horas de reunión con el impacto de baja productividad y pérdida dinero que eso conlleva.

¿Qué alternativas tenemos para evitar o minimizar este efecto tan nocivo de las distracciones involuntarias?

Jason Fried propone tres:

Reservar media jornada al mes en la que no esté permitido preguntar ni hablar con nadie para facilitar un espacio de concentración.

Generar espacios de comunicación más pasiva y menos presencial. Podemos desconectarnos de Internet para trabajar pero no de nuestro jefe. Podemos decidir cuando miramos el mail pero no cuando atendemos a nuestros jefes.

Eliminar reuniones. Muchas de ellas son realmente improductivas.

Yo añadiría una más:

Entender y respetar nuestro espacio de trabajo como un espacio sagrado. Al igual que llegas a un lugar de culto religioso y guardas silencio, las oficinas deberían ser vividas de esta manera. Podemos buscar espacios de esparcimiento en lugares habilitados para ello en las oficinas, pero el lugar de trabajo debería ser sagrado. Al igual que ya existen vagones de tren en los que es obligatorio estar en silencio, de la misma manera debería ocurrir en los espacios de trabajo. O apostar más por trabajar desde casa. Mis amigos de Yumiwi así lo hacen.

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