Smart Office es la tendencia para transformar la oficina en la era digital.
Con el aceleramiento de la digitalización, el mundo laboral está sufriendo transformaciones radicales que han llegado para evolucionar los entornos de trabajo. Poco a poco, las compañías se han adaptado a las tecnologías emergentes, dejando en el olvido la idea convencional de oficina cargada de escritorios y convirtiéndola en sitios cómodos, dinámicos y agradables.
Esta evolución es lo que se conoce como “Smart Office” , un concepto que describe espacios de trabajo innovadores que incorporan tendencias como Internet de las Cosas, automatización, gestión de procesos y cloud computing, entre otras. También se usa para describir nuevas tendencias como el hot desking o los escritorios de pie.
Desarrollar los entornos laborales bajo el concepto de Smart Office representa una oportunidad para las empresas de mejorar tanto su competitividad en el mercado, como la productividad y el bienestar de sus colaboradores, ya sea que trabajen presencialmente o en remoto.
“La oficina debe fungir como un motor de motivación. Por tanto, resulta vital ofrecer a los colaboradores espacios de trabajo atractivos y funcionales dotados de tecnología novedosa que responda a las demandas y necesidades del mundo empresarial actual y, a su vez, posicione la identidad de la compañía, maximizando así el sentido de pertenencia y orgullo del colaborador por formar parte de la organización”, expresó Hernán Quirós, gerente general de Ricoh Costa Rica.
Según el estudio realizado por EY, el CEO Imperative, las empresas que han sido exitosas durante los años de la pandemia incrementaron su inversión en transformación en un 42%, lo cual es una señal de que evolucionar hacia una oficina inteligente es una ruta para la supervivencia de las compañías en un ambiente permeado de cambios digitales.
Para lograrlo, las organizaciones deben enfocarse en varias características claves:
1.Evolución de las reuniones de trabajo: La tendencia Smart Office aboga por integrar sistemas y procesos para propiciar un escenario de colaboración moderno, a través de la interacción con dispositivos que transformen la experiencia en el espacio de trabajo. Por ejemplo, las pantallas planas interactivas, permiten que exista un intercambio entre el expositor y los asistentes a la hora de compartir y discutir documentos en tiempo real, inclusive por correo electrónico.
2. Disponibilidad de escritorios y salas: Los espacios interactivos, fiables y dotados de herramientas colaborativas son vitales para la eficacia y productividad de los colaboradores, debido a que su satisfacción impacta en los resultados de la organización. Para ello, pueden desarrollarse tres espacios:
Salas de colaboración inteligentes: Estos espacios deben estar diseñados para el máximo aprovechamiento del trabajo en equipo por medio de la aplicación de herramientas para la colaboración; por ejemplo, pantallas interactivas o sistemas de integración de aplicaciones que permite el escaneo de documentos desde la nube.
Salas de videoconferencia: La digitalización de los espacios de trabajo a través del uso de tecnologías innovadoras y servicios intuitivos de videoconferencia, permiten que los colaboradores puedan reunirse y trabajar de manera eficaz desde cualquier lugar, desarrollar presentaciones dinámicas y compartir documentos entre quienes se encuentran presencialmente en la oficina y aquellos que están de manera remota.
Infraestructura tecnológica para trabajo remoto: El teletrabajo implica brindar a los colaboradores la infraestructura y los servicios digitales de colaboración y comunicación necesarios para que puedan ser productivos y creativos desde cualquier lugar y, a su vez, le permita mantener un equilibrio entre su vida personal y profesional.
De acuerdo con Hernán Quirós, estas tecnologías son solo el comienzo. “Veremos nuevas soluciones de reconocimiento facial e inteligencia artificial que transformarán la experiencia de ir a la oficina, aunado a un cambio en la forma en cómo intercambiamos información. La oficina, los escritorios y documentos estarán digitalizados, en la nube”, finalizó.
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