• 4 marzo, 2025

Recupere varias horas a la semana eliminando reuniones (y siendo más productivo)

Recupere varias horas a la semana eliminando reuniones (y siendo más productivo)

A continuación, se explica cómo determinar cuándo una reunión podría resolverse con un correo electrónico, cómo reducir la duración de las reuniones y cuáles se pueden eliminar por completo.

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Trabajar de forma completamente remota durante los últimos cuatro años ha brindado flexibilidad, pero también ha significado que las reuniones por Zoom y las llamadas con colegas sean, en muchas ocasiones, la única interacción humana entre dejar y recoger a los niños en la escuela. Sin embargo, enfrentar un día lleno de reuniones consecutivas puede generar una gran fatiga.

Si bien algunas empresas, como Shopify, han adoptado medidas drásticas y han cancelado todas sus reuniones (al menos temporalmente), esta  es una opción poco realista para la mayoría de las organizaciones. Algunas reuniones son necesarias, por lo que aquí hay algunas recomendaciones para optimizar el tiempo de reunión y hacerlas más efectivas, sin importar cuántas haya en la agenda.

EVITE ASISTIR A UNA REUNIÓN SIN UNA AGENDA

Tener una agenda es el consejo más básico sobre reuniones, pero también es uno de los más ignorados. Muchas reuniones aparecen en el calendario semanalmente con etiquetas como “seguimiento” o “actualización de estado”. Sin un plan claro sobre los temas a tratar y quién los liderará, es probable que la conversación divague. Si le es complicado  identificar al menos dos puntos importantes en la agenda, es muy posible que la reunión encaje en la categoría de “esto podría haberse resuelto con un correo electrónico”.

Al definir la agenda, es fundamental comunicar a los asistentes los temas que se abordarán con anticipación, ya sea en la invitación de la reunión, por correo electrónico o a través de Slack. Si hay dudas sobre cómo estructurar una agenda, se puede iniciar con algunas preguntas que fomenten la conversación.

EVITE ASUMIR QUE LAS REUNIONES DEBEN DURAR UNA HORA O MEDIA HORA

El tiempo disponible se llena fácilmente. ¿Alguna vez ha notado que cuando una reunión está programada para una hora, casi siempre se utiliza todo el tiempo? Si esa misma reunión se reduce en 15 minutos, es muy probable que se logren los mismos resultados. Este principio también aplica para reuniones más cortas: una reunión de 30 minutos puede reducirse a 20 minutos sin comprometer la productividad.

Diez o 15 minutos puede parecer un ahorro de tiempo escaso, pero si se suman a lo largo de la semana, pueden representar varias horas recuperadas.

Además, esos pequeños espacios libres pueden ser clave para evitar el agotamiento cuando se tienen reuniones consecutivas. Ofrecen la oportunidad de revisar el correo electrónico o simplemente levantarse del escritorio por unos minutos.

REEMPLAZAR ALGUNAS REUNIONES INDIVIDUALES POR REVISIONES GRUPALES

Zeb Evans, CEO de ClickUp, tiene una postura polémica sobre las reuniones uno a uno. En un artículo reciente para Fast Company, afirmó que “muchos ejecutivos utilizan las reuniones individuales para alinear en privado sus decisiones o resultados preferidos sobre un tema próximo. Aunque no lo hagan con mala intención, esto fomenta una cultura de decisiones a puertas cerradas y sin transparencia”.

Evans reconoce que las reuniones uno a uno son esenciales para el bienestar, la conexión y la orientación de los colaboradores individuales. Sin embargo, considera que, a nivel ejecutivo, resultan costosas, ineficaces e improductivas. En su lugar, sugiere establecer reuniones grupales diarias para abordar los mismos temas que normalmente se discutirían en múltiples reuniones individuales.

EVITE PREOCUPARSE DEMASIADO

Así como las conversaciones informales en la oficina o una reunión después del trabajo tienen valor en la construcción de equipos, también lo tiene dedicar algunos minutos a charlas sobre la familia, las vacaciones, el deporte o el clima. En la búsqueda de la máxima productividad, no se debe olvidar que, antes que profesionales, somos personas.

Fuente: Fast Company

Etiquetas: Tener una agenda es el consejo más básico sobre reuniones / tiempo de trabajo / Trabajar de forma completamente remota

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