Gestión documental en la nube gana terreno entre líderes empresariales

Permite centralizar, proteger y acceder a los documentos desde cualquier lugar.

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La gestión documental en la nube se posiciona como una herramienta esencial para liderar procesos de transformación digital, mejorar la eficiencia operativa, reforzar la seguridad de los archivos e incluso reducir costos.

Según el Índice Departamental de Competitividad (IDC), el 70% de las empresas en Latinoamérica ya utilizan soluciones en la nube, lo que evidencia una creciente confianza en este tipo de sistemas.

Este concepto se refiere a la capacidad de almacenar, organizar y acceder a archivos digitales desde un entorno virtual. Documentos como contratos, comprobantes, informes o imágenes se conservan de forma centralizada, lo que permite consultarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin depender de archivos físicos ni infraestructura local. Esto ahorra tiempo y también elimina el uso de papel y archivadores tradicionales.

Además, gracias a la nube, es posible crear flujos de aprobación automáticos, asignar permisos de acceso según el rol de cada usuario y mantener un historial de versiones que evita la pérdida de información.

Gestión de Personas
Para centralizar certificados, contratos con firma electrónica y evaluaciones de desempeño, todo en segundos.

Finanzas
Para organizar facturas electrónicas, comprobantes de pago y reportes sin complicaciones.

Operaciones
Para compartir bases de datos, informes y documentos con múltiples áreas sin duplicar archivos.
En todos los casos, esto se traduce en un ahorro de tiempo y una mayor practicidad en los procesos.

La gestión documental en la nube ofrece beneficios clave que pueden agruparse en tres grandes categorías:

Eficiencia:
● Acceso remoto 24/7 desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
● Reducción del tiempo de búsqueda de documentos.
● Trabajo colaborativo en tiempo real, con posibilidad de edición entre distintos miembros del equipo.
● Automatización de tareas administrativas, como la gestión de facturas.

Ahorro en costos
● Menor uso de papel e impresiones, lo que reduce gastos en insumos y recursos físicos.
● Sin necesidad de servidores locales, ya que el almacenamiento y mantenimiento son responsabilidad del proveedor.

Seguridad
● Protección frente a accidentes físicos, como incendios o robos.
● Control de accesos y trazabilidad, con permisos por usuario y registro de cambios.
● Respaldo automático en servidores seguros, que cumplen con estándares internacionales como ISO 27001.

Antes de implementar una solución de este tipo, es fundamental verificar que cumpla con ciertos requisitos. En primer lugar, debe ajustarse a las normativas legales vigentes. También debe ofrecer escalabilidad, es decir, la capacidad de adaptarse al crecimiento o evolución del negocio. Asimismo, la facilidad de uso es esencial, debe ser una plataforma intuitiva y con soporte técnico confiable. Otro punto es la integración con herramientas que la empresa ya utiliza. Finalmente, debe brindar opciones de control y personalización.

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