Al abordar estos momentos con autenticidad, una estructura clara y un enfoque en el bienestar emocional, se fomenta un ambiente de trabajo más compasivo y solidario.
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Compartir dificultades personales como un divorcio, problemas de salud o emergencias familiares puede hacer que las conversaciones en el lugar de trabajo sean emocionalmente desafiantes y profesionalmente complejas. Manejar estas conversaciones de manera profesional, al mismo tiempo que se gestionan las emociones y la privacidad, requiere reflexión y preparación cuidadosa.
A continuación, se presentan algunas estrategias para abordar estas discusiones con confianza y manteniendo los límites personales.
1. Determinar el propósito de compartir la noticia
Tener claridad sobre las razones para compartir la información ayudará a estructurar el mensaje, definir a los destinatarios, elegir el momento adecuado y manejar las emociones que puedan surgir. ¿Se comparte porque el protocolo de la empresa lo requiere? ¿Para evitar rumores en la oficina? ¿Para solicitar ajustes en el trabajo o simplemente para recibir apoyo y comprensión? Conocer el motivo permite definir los pasos siguientes.
2. Decidir quién necesita saberlo (y cuánta información compartir)
Es innecesario compartir la situación con todos los compañeros de trabajo con el mismo nivel de detalle. Se recomienda estructurar la comunicación en diferentes niveles de stakeholders:
- Stakeholders primarios: incluyen gerentes, supervisores directos y, en algunos casos, recursos humanos. Son quienes se verán más directamente afectados y podrían necesitar realizar ajustes o asumir responsabilidades. Es prioritario comunicarse con ellos primero.
- Stakeholders secundarios: compañeros de equipo y subordinados directos que podrían verse impactados por la situación.
- Stakeholders terciarios: colegas, clientes y otras personas que podrían notar cambios, pero cuya situación laboral no se verá directamente afectada.
Lo ideal es compartir la información personalmente con los stakeholders primarios. Para los stakeholders secundarios y terciarios, se puede optar por una reunión grupal, un comunicado o delegar la comunicación en un stakeholder primario para reducir el estrés de compartir la noticia directamente.
Por ejemplo, una persona en licencia por maternidad sufrió una pérdida gestacional traumática. Informó a su líder directo y solicitó tiempo adicional antes de comunicar la noticia por su cuenta. Antes de reincorporarse, envió un correo electrónico a los stakeholders primarios y secundarios explicando la situación, su impacto emocional y solicitando privacidad y sensibilidad al respecto.
3. Momento y entorno adecuados
El momento y el entorno también juegan un papel crucial al compartir información sensible. Se deben considerar los siguientes factores:
- Ubicación: elegir un espacio tranquilo y privado para evitar interrupciones o distracciones.
- Momento: programar la conversación en un horario en el que todas las partes tengan suficiente tiempo para procesar la información sin prisas.
Por ejemplo, un empleado en proceso de divorcio quería comunicar cómo la situación podría afectar su desempeño laboral. Organizó una reunión privada con su líder directo un viernes por la tarde. Juntos, redactaron un comunicado para los stakeholders secundarios, que su líder compartió en la reunión del equipo el lunes por la mañana, solicitando discreción y privacidad. No consideraron necesario informar a los stakeholders terciarios a menos que las circunstancias cambiaran.
4. Preparar un mensaje conciso
Al compartir detalles, es recomendable ser claro y conciso, manteniendo el profesionalismo y respetando los límites de privacidad. Un esquema útil incluye:
- Identificar la situación a nivel general (por ejemplo, una enfermedad o un fallecimiento en la familia).
- Explicar cómo podría afectar el trabajo (como dificultad para hacer horas extras o menor concentración).
- Solicitar apoyo o ajustes específicos si es necesario (por ejemplo, tiempo libre para citas médicas, reducción de carga laboral o extensión de plazos).
- Proponer un plan para gestionar las responsabilidades. Se puede pedir ayuda a colegas o líderes.
- Expresar el nivel de confidencialidad deseado y la actitud hacia el apoyo de los compañeros. Algunas personas encuentran consuelo en la solidaridad de sus colegas, mientras que otras prefieren mantener distancia. Comunicar esto ayudará a evitar situaciones incómodas.
Es normal sentir tristeza, enojo o incluso duelo ante una crisis inesperada. Compartir noticias difíciles puede ser agotador emocionalmente. Si se experimenta una respuesta emocional fuerte durante la conversación, es importante tomarse un momento para recomponerse. La mayoría de los gerentes y colegas responderán con empatía y comprensión.
Las dificultades son inevitables y en algún momento afectan a todos. Con una preparación adecuada, incluso las conversaciones más difíciles pueden ser más efectivas y menos intimidantes.
Fuente: Fast Company
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