5 consejos para conseguir mantener reuniones más cortas y eficaces

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5 consejos para conseguir mantener reuniones más cortas y eficaces

La directora del máster en Desarrollo Directivo, Inteligencia Emocional y Coaching de EAE Business School, Merche Aranda, explica cómo ahorrar tiempo y ganar productividad

La profesora de EAE Business School, Merche Aranda analiza cómo conseguir un equilibrio entre las tareas a realizar en el ámbito laboral y las reuniones a las que muchas veces debemos asistir, porque como señala la experta “nuestro tiempo es un bien muy preciado y necesitamos optimizarlo”.

Por eso, y fruto de su experiencia como profesional y directora del máster en Desarrollo Directivo, Inteligencia Emocional y Coaching de la EAE Business School, Merche Aranda ha recopilado cinco consejos prácticos que ayudan a los profesionales a realizar reuniones más breves y eficaces para que maximicen su tiempo.

1. Preparación previa de la reunión. Para la experta, siempre es necesario que haya un “facilitador” de cada reunión, que se encargue de presentar con tiempo la agenda de la sesión y hacer las convocatorias ajustadas a la realidad y temas que se van a tratar. De esta manera, los asistentes pueden prepararse la reunión con anterioridad con lo que se optimizan los tiempos”, señala la profesora Aranda.

2. Marcar una agenda clara y realista. La experiencia muestra que las agendas que contienen más de tres puntos clave para tratar en una reunión, no se cumplen, con lo que siempre quedan puntos pendientes para tratar o las reuniones se alargan. La consecuencia es la sensación de pérdida de tiempo y concentración por parte de los asistentes.

3. Asignar los roles funcionales en las reuniones. La profesora Aranda señala que este punto es fundamental para mantener los acuerdos marcados en la agenda de las reuniones y que los tiempos sean cumplidos”. La experta señala tres roles que, bien establecidos y usados hacen que las reuniones sean reunionesy que son el de facilitador de la reunión, el de controlador del tiempo y el de presionador de decisiones (que, a la vez, es escribano del acta).

La puntualidad es fundamental a la hora de programar una reunión.

4. Puntualidad y ajuste de decisiones. “Son muchas las compañías en las que la reunión está programada para una determinada hora, y ha pasado media hora y no ha sido posible empezar por falta de asistentes” señala Aranda, quien advierte que “es totalmente necesario un compromiso de los asistentes con la puntualidad a las reuniones”. Para la experta de EAE Business School, también es clave que a la convocatoria solo estén invitadas las personas necesarias para tratar los puntos establecidos en la agenda.

5. Cuidado con las presentaciones en PPT. En caso de que la cultura de la empresa sea la de hacer presentaciones en PPT, estas han de ser ágiles y muy visuales. Recoger la información clave para usted y para el resto. El responsable de exponer ha de tener preparada su exposición con una comunicación clara y precisa sobre los puntos principales, señala Merche Aranda, profesora y directora del máster en Desarrollo Directivo, Inteligencia Emocional y Coaching de la EAE Business School.

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