• 1 abril, 2018

2 Errores que se deben evitar a la hora de Facturar Electrónicamente

2 Errores que se deben evitar a la hora de Facturar Electrónicamente

En el Costa Rica se está llevando a cabo de forma paulatina la migración hacia el uso de facturación electrónica en todos los sectores económicos. Esto conlleva una serie de beneficios, sin embargo existen algunos errores que pueden entorpecer un proceso  que está diseñado para agilizar la emisión y cobro de facturas. Es importante dar a conocer cuáles son algunos de los errores que se cometen con más frecuencia a fin de evitarlos. Gosocket presenta los  dos errores más comunes que se cometen a la hora de facturar electrónicamente.

1. Elección del proveedor. Muchas veces la decisión de elegir un proveedor de facturación electrónica va atada al precio de sus servicios. Este no debería de ser un factor decisivo principal ya que se debe tomar en cuenta el hecho de que se está manejando información fiscal importante, y otro tipo de datos personales muy delicados. Aunado a esto, la empresa con la que se elija emitir la facturación electrónica, deberá poder brindar un servicio eficaz a fin de permitir la realización de la misma de forma eficiente.  En palabras de Sergio Chaverri, socio director de Gosocket, “si no hay factura no hay venta, y si no se vende no hay negocio”.

2. Sólo por cumplir. Existen empresas que implementan la facturación electrónica solo por que se ven obligadas por la autoridad tributaria. Al hacerlo de esta manera están desaprovechando un costo de oportunidad muy importante. Imprimir una factura electrónica es un gasto adicional de papel y recursos que no es necesario. Busque plataformas que le permitan no solo generar el documento, sino enviar y recibir facturas electrónicas. Además, también puede gozar de otro tipo de herramientas como financiamientos, opciones de pago electrónico, etc. Gracias a esto, su negocio tendrá una mayor eficiencia operativa y será más sencillo implementar otro tipo de soluciones digitales que permitan una mejor relación entre clientes y proveedores.

Recomendaciones

Ahora, cuando se trata de optimizar el proceso de facturación electrónica de su empresa, existen algunas recomendaciones que podrán ayudarle:

Creación de una factura eficaz. Asegúrese de que las facturas de su empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe exacto, número de orden de compra, nombre y domicilio del cliente, así como el nombre, domicilio y número de identificación de su empresa.

Envíe las facturas sin demora. Cuanto más rápido envíe las facturas, menos se demorarán los pagos en llegar. Algunas empresas envían sus facturas de forma mensual, pero lo ideal es hacerlo después de uno o dos días de la entrega del producto o cuando el servicio haya finalizado.

Envíe la factura a la persona indicada. Enviar una factura a la persona equivocada puede retrasar el pago en 30 o hasta 60 días, mientras nos damos cuenta del error y el documento llega a la persona indicada. Por ello es recomendable hablar directamente con el cliente y preguntarle a quién debemos enviar la factura. Si envía la factura al departamento contable del cliente, envíe copia también a su contacto directo y haga el seguimiento con una llamada telefónica.

Una confirmación rápida dentro del sistema de facturación puede ayudarle a saber que la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, debe comunicarse con el encargado de supervisar el sistema para confirmar la distribución correcta de las facturas, así como su emisión por medio de la plataforma.

Elija un buen proveedor. Para implementar de manera correcta la facturación electrónica o iniciar el proceso de migración a este sistema, se recomienda trabajar con un proveedor de facturación electrónica aprobado por la autoridad tributaria de su país.

Etiquetas: Costa Rica / facturación electrónica / Gosocket

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