Los sistemas de gestión permiten a las organizaciones poder determinar de forma preliminar situaciones que se podrían presentar y cómo las podrían reducir, eliminar, asumir o gestionar, afirmó Jaime Restrepo, consultor asociado de TAMA Adv.
Las crisis para las empresas pueden llegar en cualquier momento, como sucedió con la pandemia o la Crisis de los Contendores que afecta a todo el mundo debido al colapso en la logística del transporte marítimo internacional. Lo cual afecta grandemente tanto a empresas, comercios y consumidores. Cuando sucede esto, las pymes, normalmente son las más afectadas.
Sin embargo, aunque crisis de esta magnitud sucedan de forma imprevista, ¿existe alguna posibilidad de que no impacte a las pymes y les permita mentener su continuidad de negocio?
De acuerdo con Jaime Restrepo, consultor asociado de TAMA Adv., sí es posible. Esto gracias a herramientas conocidas como Sistemas de Gestión.
Restrepo explicó que, precisamente, los sistemas de gestión son acciones que realizan las empresas que les permiten determinar de forma preliminar situaciones que se podrían presentar y cómo las podrían reducir, eliminar, asumir o gestionar. Esto a través de la revisión del contexto de la empresa, tanto interno como externo, sus partes interesadas y el abordaje de los riesgos y oportunidades.
“Es como tener un plan de emergencias en nuestra organización. Si lo tenemos y lo hemos practicado mediante simulacros, los daños o impactos van a ser menor, porque vamos a saber cómo actuar ante cualquier situación”, señaló Restrepo.
Para las pymes, esta herramienta es de enorme valor ya que tendrán capacidad de prever con su personal, las eventualidades que le puedan afectar y poder tomar acciones previo a la materialización del riesgo.
“No es lo mismo tener un único proveedor de materia prima o material de empaque que tener dos, tres o cuatro. Tampoco es lo mismo saber que si en Oriente Medio hay un país en conflicto en este momento, nuestros productos o servicios podrían encarecerse de alguna manera porque dependemos del transporte para ofrecerlos. Y, siendo pyme, debemos recordar que es aún más importante considerar y prever el impacto de estas situaciones retadoras, ya que podemos tener recursos más limitados y ser más propensos a una disrupción en nuestro negocio”, comentó Restrepo.
¿Cómo se puede aplicar un Sistema de Gestión para reducir el impacto de eventos internacionales externos?
El consultor de TAMA Adv. explicó que un ejemplo es la pandemia. Señaló que esta no fue generada por ninguna organización, si no que es una amenaza externa, pero esto no impide que las empresas puedan tomar acciones para tratar de evitar los riesgos que genera.
“Esto puede ser utilizando los protocolos sectoriales desarrollados por el gobierno, puedo hacer más riguroso el ingreso a mi organización, incrementar controles de temperatura, lavado de manos y desinfección y en caso de enfermedad impedir ingreso. Todo lo anterior serán medidas sinérgicas que permitirán la continuidad de la producción, la ejecución de las actividades del personal y los objetivos de la organización”, afirmó Restrepo.
Agregó que también, ha observado que en pymes con sistemas de gestión debidamente implementados, las acciones fluyen de forma más planificada y con un enfoque preventivo. Esto les permite la toma de decisiones con cabeza fría, minimizando los efectos colaterales de las situaciones adversas mencionadas.
Un ejemplo de esto es “un cliente en donde conversando mencionó: ‘he podido colocar la materia prima para los próximos meses con el fin de no quedar desabastecido’, gracias al análisis que realizó de su entorno mediante su sistema de gestión. Después de esto, en menos de un mes, a este cliente se le incrementó los precios de los fletes marítimos, pasando de pagar un contenedor de US$3.500 a pagar entre US$10.000 y US$15.000”.
El experto señaló que esto se logra gracias a que los sistemas de gestión correctamente implementados, permiten identificar este tipo de eventualidades.
“No es algo improvisado. Más bien es algo ya previamente planificado por la organización en caso de que los riesgos se materialicen. Si bien no es la solución mágica ante los problemas, es una herramienta que está probada a nivel mundial y funciona. Además, muchas de las herramientas de gestión, tales como herramientas de comunicación, planificación de recursos y asignación de responsabilidades, son vitales para la adecuada gestión de riesgos y situaciones de alto impacto como la abordada en este documento”, afirmó Restrepo.
¿Cómo implementar un Sistema de Gestión?
El primer elemento es tener claridad que un Sistema de Gestión ayudará a ordenar la organización. Así como eliminar las informalidades mediante la ejecución de las actividades enfocadas en procesos estructurados y alineados con la estrategia de la organización. Este debe ser impulsado por los líderes de la organización.
Segundo, el apoyo del personal de la empresa es fundamental. Esto porque si los colaboradores no entienden para qué se realiza esto, no lo verán como una mejora y facilidad de ejecución de sus procesos. Por ello, la comunicación con los colaboradores de lo que se realizará es vital para obtener la mayor colaboración y sinergía en la implementación del Sistema de Gestión.
Tercero, se debe trabajar en el fortalecimiento de los vínculos de la organización con todas sus partes interesadas. Estas son proveedores de productos y servicios, comunidades, alta dirección, gerencias, gobierno, competencia, entre otros, ya que el no hacerlo podría entorpecer el logro de los objetivos de la organización.
“Las eventualidades en el mundo no cesarán. Cada vez más sucederán situaciones las cuales a las organizaciones les podrá generar algún tipo de evento que puede implicar una disrupción del negocio. Para todo ello debemos estar preparados con el fin de darle continuidad al negocio, continuidad a los colaboradores, continuidad a la comunidad, provincia y a un país”, concluyó el consultor asociado de TAMA Adv.
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