21 julio, 2020

Reuniones virtuales: interactivas y productivas

Angie López noviembre 22, 2016

La pandemia ha empujado a casi todas las empresas a establecer el teletrabajo, pero para una mayor efectividad requieren herramientas tecnológicas avanzadas para hacer las reuniones más amenas e interactivas.

Podríamos afirmar, casi sin equivocarnos, que el teletrabajo que impulsó con más fuerza la pandemia por el Covid-19, llegó para quedarse, porque las empresas han comprobado los beneficios y ahorros que genera para ellas y sus colaboradores, sin que eso signifique tener que renunciar a las relaciones humanas.

Aunque el home office reduce el contacto físico, la interrelación debe prevalecer para mantener en orden todos los procesos que componen la operación de la compañía, por tanto, las herramientas virtuales son las mejores aliadas para realizar reuniones, conferencias y foros, entre otras actividades más.

Pero si piensa en que esas plataformas son rígidas, aburridas y poco interactivas está equivocado, pues actualmente existen muchas que son dinámicas, divertidas y tan reales que son como de ciencia ficción, por lo que jamás sentirá que está en en una reunión virtual (virtual meeting).

Además del teletrabajo, es un hecho que las empresas necesitan interactuar en tiempo real con clientes o socios en cualquier lugar del mundo, por lo que estas opciones virtuales han venido a convertirse en una oportunidad para reducir la gran cantidad de viajes corporativos, los gastos y optimizar así los recursos.

Experiencias

Luis Carlotti, gerente general para Cisco Centroamérica, comenta que el objetivo de estas herramientas es transformar las formas de trabajo y las experiencias de los colaboradores y de los clientes a través de experiencias interactivas y es aquí donde entran opciones que años atrás creíamos imposibles, como la telepresencia, por ejemplo.

Las reuniones virtuales permiten mantener la seguridad de los colaboradores.

“Desde hoy, los sistemas de tele presencia permiten esa interacción y sensación de cercanía, así
mismo capacidades contextuales en los sistemas, y el desarrollo de inteligencia artificial y realidad aumentada permitirán mejorar aún más estas experiencias. Igualmente creemos que el uso de los espacios de trabajo se mantendrán, pero deben también transformarse a espacios eficientes y digitales. Los salones de reuniones serán puntos de encuentro importantes cuyo uso también debe ser eficiente”, explica.

Carlotti detalla que los sistemas avanzados de telepresencia se usan principalmente en reuniones de negocios a nivel ejecutivo, donde la experiencia es clave, pero se extienden también a todos los demás segmentos, pues la tecnología es cada vez más accesible.

Para evaluar los resultados, Carlotti dijo que siempre se mide el caso de negocio por reducción de costo vs. las reuniones presenciales. “Esto se fortalece en caso de empresas multinacionales o que cuenten con colaboradores o clientes fuera del país. Pero más allá de esto también la creación de nuevas experiencias de trabajo es por sí mismo un resultado de negocio”, agrega el experto.

Retos

Luis Orozco, experto en networking y socio director de Quicknet Solutions, empresa de soluciones tecnológicas y Partner de Cisco, con exportaciones a más de 23 países, indica que dispone de diversos sistemas que hacen que las reuniones y las diferentes actividades que dan vida a una compañía cuentan con un matiz totalmente real, en el que, por ejemplo, se enfoca automática a la persona que expone y en condiciones de audio perfectas.

“Un caso de éxito es en el sector de la educación, donde se imparten clases a través de herramientas que permiten tener un entorno totalmente cercano a la realidad, generando una interacción como si fuese presencial y creando una experiencia única”, menciona Orozco.

Para el especialista en tecnologías, de la información la seguridad supone un reto muy importante, de forma tal que las plataformas que se utilicen estén blindadas para que todo lo que se trate esté resguardado. Así, la seguridad debe ser un factor fundamental al elegir la plataforma, tanto por la protección de la privacidad de las personas, como los datos y la información de las compañías.

“El trabajo de forma remota permite incrementar el riesgo durante el ingreso a sistemas
corporativos. La situación ha brindado a los ciberdelicuentes nuevas formas de engañar, utilizando el temor y la incertidumbre del público sobre la pandemia para adaptar sus amenazas y estrategias para poder ejecutar sus estafas a aquellos colaboradores que desconocen el uso seguro de las herramientas colaborativas de teletrabajo. Sin duda es importante concientizar a los colaboradores sobre este tema de exposición de la información donde se les permita visualizar los riesgos y los peligros que se afrontan”, comenta Orozco.

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