El beneficio más lógico de implementar la factura electrónica para cualquier empresa pudiera ser el ahorro de costos, tanto en el papel que se deja de imprimir, como en toda la cadena logística: tiempo de entregas, gasolina, salario de los mensajeros, etc. Se estima que al implementar la factura electrónica, los costos operativos se pueden reducir hasta en un 90%, sin contar el beneficio para el medio ambiente.
Sin embargo, existen otras ventajas de negocio que, sobre todo las pequeñas y medianas empresas (Pymes) pueden obtener de su implementación, misma que será obligatoria de manera escalonada en Costa Rica a partir de 2018. La empresa líder en facturación electrónica en América Latina, Gosocket, expone cinco beneficios que pueden experimentar las compañías que desde ya se están sumando a la facturación electrónica:
1. Protección contra el fraude. Como la factura acorta los plazos de tramitación y cobro, también hace mucho más sencillo seguir el rastro digital de una operación, por lo que es menos probable que un tercero con intenciones inescrupulosas cometa fraude utilizando su razón social.
“Los sistemas de facturación electrónica como los que ofrecemos en Gosocket, cuentan con un sistema de seguridad digital, que requieren de acceso con autenticación de credenciales digitales. Así, sólo quien posea los accesos podrá entrar a sus archivos. Esto por lo tanto garantiza seguridad tanto para quien emite la factura como para quien la recibe,” comentó Sergio Chaverri, Sociofundador de Gosocket.
2. Facilidad de almacenamiento. Una bodega llena con cajas de facturas antiguas es, literalmente, asunto del pasado.
La facturación digital le permite tener copia de seguridad de todos sus archivos, ya sea en su disco duro, en un disco externo, un servidor físico o hasta en la nube, incrementando así el nivel de protección de activos de su empresa.
Incluso, los archivos digitales le brindan la posibilidad de ordenarlos por el criterio que usted escoja: fecha, categoría de servicio, precio, etc.
3. Reducción del riesgo al mínimo. La eficacia del sistema no sólo aumenta la productividad de su operación, sino que reduce el riesgo al mínimo.
Esto lo verá reflejado tanto en términos de que es menos probable que haya un error humano, como desde el punto de vista de que la factura electrónica no corre el riesgo de extraviarse.
4. Mejora la satisfacción del cliente. Al reducir los tiempos de cobro y facturación, el primer beneficiado es el cliente, por lo que tendrá la percepción de que el servicio que se le está dando es mejor, expedito y con una alta dosis de modernidad.
“El proceso de emisión de factura es muy sencillo y eficiente. Al ser un sistema digital, se busca que quien la reciba, tenga la posibilidad de realizar un pago más eficiente y que la gestión administrativa de la empresa sea lo más sencilla posible. Además, el proceso permite proyectar mayor eficiencia y un alto grado de servicio,” agregó Chaverri.
5. Un sistema más transparente. Desde luego, en un país donde se adopta aceleradamente la facturación electrónica, se busca que la autoridad fiscal tenga un mayor control sobre la transparencia de los contribuyentes, ya que es más difícil burlar el sistema.
El contribuyente también gana, porque los comprobantes fiscales digitales son la garantía de que la empresa tiene su operación en orden y el cálculo de pago de sus obligaciones se hace de forma automática.
“Las anteriores son cinco de las grandes ventajas de implementar la factura electrónica en las organizaciones. Es fundamental que hoy en día las empresas se sumen a esta ola digital y se conviertan en negocios con procesos administrativos más eficientes,” comentó Chaverri.
Como contribución al interés país que hayan cada vez más empresas emitiendo factura electrónica, la corporación Gosocket lanzó recientemente ioFactura, una aplicación 100% gratuita que le permitirá a todas las pequeñas y medianas empresas emitir facturas electrónicas sin costo para quien las genera.
La aplicación, desde ya disponible en el sitio web: www.gosocket.net, se suma a una iniciativa nacional que tiene como fin digitalizar los procesos administrativos de todas las empresas, sin considerar si son pequeñas, grandes o medianas organizaciones.
“Sabemos que las pequeñas y medianas empresas muchas veces tienen más dificultades de asumir costos de software o hardware. Por eso, hemos diseñado y lanzado una aplicación completamente gratuita sin necesidad de equipo Lo único que se requiere es acceso a Internet. La idea es que más pequeñas y medianas empresas se sumen a esta ola digital,” concluyó Chaverri.
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